Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Konferencja organizowana w ramach projektu pn. Upowszechnianie elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych (systemy EZD PUW i EZD RP) oraz nowe funkcje systemu EZD RP [akronim: EZD-POPC] planowanego do dofinansowania z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, Działanie 2.2 Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej.

Październikowa konferencja miała na celu przedstawienie planów rozwoju EZD RP i możliwości jego integracji z systemem e-Doręczeń oraz aplikacjami dziedzinowymi, a także działań Operatora EZD w zakresie wdrażania systemu w podmiotach publicznych. Spotkanie przedstawicieli jednostek administracji rządowej i ekspertów NASK było też dobrym momentem na podsumowanie działań. – Ponad 850 podmiotów realizuje wdrożenia EZD RP z naszym udziałem. Codziennie też zgłaszają się do nas kolejne zainteresowane systemem jednostki – powiedziała Magdalena Sawicka, Dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku rozpoczynając wydarzenie. Relację z konferencji można obejrzeć na kanale EZD RP w serwisie YouTube.

Cykl prezentacji prowadzonych przez ekspertów NASK rozpoczęło wystąpienie prezentujące najważniejsze działania, o których należy pamiętać podczas wdrażania i utrzymywania EZD w organizacji. Zwrócono uwagę na takie kwestie, jak: ustalenie harmonogramu wdrożenia, podział obowiązków w organizacji, wymagania sprzętowe, wybór koordynatora i zaangażowanie w proces całej kadry jednostki wdrażającej. Na przykładach pokazano też, że wdrożenie EZD RP może być dobrą okazją do weryfikacji zasad obowiązujących w podmiocie oraz że zmiana stylu działania przekłada się na awans cyfrowy jednostki. Omówiono również zakres wsparcia technicznego i merytorycznego udzielanego podmiotom administracji rządowej przez Operatora EZD oraz zasady prowadzenia spraw w trybie elektronicznym i tradycyjnym.

Ważnym elementem konferencji była prezentacja zagadnień związanych z obsługą procesów w systemie EZD RP. Administratorzy mogą w tym zakresie korzystać z takich narzędzi jak Camunda, FormIO i Razor. Zostały one zintegrowane z EZD RP dzięki czemu w prosty sposób staje się możliwe tworzenie dowolnych formularzy, logiki ich przetwarzania i generowanie dokumentów elektronicznych bezpośrednio w systemie do elektronicznego zarządzania dokumentacją.

W osobnych wystąpieniach szczegółowo omówiono tematy konfiguracji platformy e-Doręczenia w EZD RP oraz możliwości obsługi przesyłek realizowanych w ramach usług PUH i PURDE bezpośrednio w  systemie. Zaprezentowano również zmiany, jakie zostały wprowadzone w 17 wersji systemu oraz strony internetowe, na których publikowane są informacje i materiały edukacyjne: Portal EZD RP, Demo EZD RP, Podręcznik użytkownika EZD RP, Forum użytkowników EZD RP oraz kanał YouTube z filmami instruktażowymi i szkoleniowymi z udziałem trenerów EZD RP.

Spotkanie z przedstawicielami jednostek administracji rządowej było również okazją do nakreślenia planów na przyszłość związanych z rozwojem EZD RP. W najbliższych miesiącach wprowadzone będą zmiany w Katalogu Usług i Podmiotów (KUiP), dodane zostaną podpis chmurowy, kreator etykiet i szablonów oraz opcje dotyczące zarządzania wieloma podmiotami. Uczestnicy mieli również okazję poznać cykl wytwórczy, który przekłada się na implementację nowych funkcji oraz zmian proponowanych przez użytkowników, których zaangażowanie wspomaga rozwój systemu.

Rozwój systemu to jednocześnie rozwój produktów i usług w otoczeniu EZD RP. Podczas konferencji przybliżono uczestnikom cele dwóch planowanych programów – Programu dla Dostawców SaaS EZD RP oraz Programu dla Ekspertów EZD RP.

Dzięki Programowi dla Dostawców SaaS EZD RP podmioty trzecie mogą dostarczyć EZD RP podmiotom publicznym jako bezpieczną usługę chmurową i zapewnić jej techniczne utrzymanie (dostępność aplikacji, kopie bezpieczeństwa itd.). Z kolei Program dla Ekspertów EZD RP ma ułatwić podmiotom zainteresowanym samodzielnym wdrożeniem EZD RP znalezienie osób posiadających odpowiednie kompetencje w zakresie wsparcia konfiguracji i użytkowania systemu. Osoby fizyczne będą mogły sprawdzić swoje kompetencje w zakresie EZD i uzyskać potwierdzenie umiejętności w tym zakresie.