Dla usprawnienia prac Komisji Heraldycznej i uniknięcia nieporozumień w zakresie opiniowanych znaków sugeruje się by wniosek o zaopiniowanie symbolu jednostki samorządowej zawierał:

1. Nazwa i adres wnioskodawcy.
2. Lokalizacja (powiat, województwo).
3. Barwny wzór i opis znaku ze wzornikiem barw w systemie CMYK.
4. W przypadku weksyliów rysunek konturowy z podaniem proporcji części składowych.
5. Studium historyczno-heraldyczne, na podstawie którego dokonano doboru godeł i barw, uwzględniające w szczególności:
   • pochodzenie nazw miejscowych i ich pierwotne znaczenie (etymologia);
   • przynależność geograficzno-historyczną;
   • jeżeli gmina (miasto, powiat) miało herb, podać podstawowe informacje o wykorzystanych źródłach ikonograficznych, załączając wizerunki.
   • jeżeli zachowały się dawne pieczęcie lub dokumenty, na których są czytelne wizerunki pieczęci, zamieścić ich reprodukcje;
   • informacje o kolejnych właścicielach miasta/wsi, nazwiska, herby, daty, kto był założycielem miejscowości i który z dawnych właścicieli wniósł największy wkład w jej rozwój;
   • zapis chronologiczny (daty i krótkie informacje) najważniejszych wydarzeń w dziejach tej ziemi (np. powstanie parafii, przemysłu, znane bitwy, klęski żywiołowe, migracje);
   • informacje o najważniejszych zabytkach, dawnych cmentarzach, mogiłach, itp.;
   • tradycje kulturalne: lokalne kulty świętych, stosunki wyznaniowe, patroni parafii, miejscowe podania, legendy;
   • specyfika regionu: tradycje gospodarcze, warunki i osobliwości przyrodnicze itp.;
   • projekt uchwały ustanawiającej.

Dobrze skonstruowany wniosek, zawierający wszystkie niezbędne elementy, pozwoli Komisji Heraldycznej rozpatrzyć go w możliwie najkrótszym terminie. Natomiast braki we wniosku mogą wydłużyć proces oceniania.