Sprawy związane ze stanowieniem symboli jednostek samorządu terytorialnego reguluje ustawa z dnia 21 grudnia 1978 r. o odznakach i mundurach (Dz. U. z 2016 r., poz. 38). Zgodnie z jej przepisami, jednostki samorządu terytorialnego mają prawo do stanowienia (w drodze uchwały organu stanowiącego) własnych herbów, weksyliów (flaga, chorągiew, sztandar, flaga stolikowa, banner i in.), pieczęci, insygniów (łańcuch, laska, dzwonek i in.) oraz emblematów i innych symboli (np. oznaka radnego, statuetka, klucz).

Ponadto jednostki samorządu terytorialnego mają prawo do ustanawiania odznak honorowych. Symbole te stanowione muszą być zgodnie z zasadami heraldyki, weksylologii i miejscową tradycją historyczną. Pod tym pojęciem rozumieć należy także tradycję używania danych symboli w przeszłości.

Poza wymienionymi wyżej kryteriami ustawowymi Komisja Heraldyczna kieruje się ustaleniami Krakowskiego Kolokwium Heraldycznego, poświęconemu heraldyce samorządowej. Wzory symboli podlegają opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej.

W związku z wymogami zakreślonymi w ustawie, projektant powinien kierować się ściśle ze sobą związanymi dwoma kryteriami: merytorycznym oraz historycznym. Pierwsze kryterium oznacza potrzebę stosowania się do ogólnie przyjętych, uniwersalnych zasad danej dziedziny. Drugim wyznacznikiem poprawności jest respektowanie zasad związanych z tworzeniem symboli właściwych lokalnej tradycji, wyrastającej z wielowiekowego obyczaju polskiego lub z cech właściwych regionalizmom.

Wymóg zgodności z miejscową tradycją historyczną oznacza, że przystępując do prac nad danym symbolem władze samorządowe winny dysponować rzetelnie przeprowadzoną kwerendą historyczno-heraldyczną, obejmującą przynajmniej aktualny opublikowany stan badań. W opracowaniu takim powinno odnieść się do takich elementów jak dawniej używane herby lub pieczęcie.

Jeśli brak jest starych herbów i pieczęci, odnieść należy się do takich elementów jak pierwotne znaczenie nazw miejscowych, stosunki własnościowe, ważne wydarzenia i osobistości związane z terytorium danej jednostki, miejscowy kult religijny, wezwania kościołów, zabytki kultury materialnej i duchowej itp.

Poza omówioną wyżej koniecznością odwołania się do tradycji historycznej, poszczególne nowotworzone symbole muszą odpowiadać niżej wskazanym kryteriom.

Herb

Poprawny herb odznacza następującymi cechami:

• tarcza późnogotycka, zaokrąglona u dołu (tzw. hiszpańska). W uzasadnionych przypadkach inna poprawnie wykreślona tarcza. Tarcza ograniczona jednolitą, czarną linią konturową,
• w polskiej tradycji heraldycznej nie stosuje się podziałów tarczy, poza historycznie uzasadnioną praktyką stosowaną np. na ziemiach zachodnich i północnych,
• barwy stosowane w heraldyce to: dwa metale (złoto/żółta, srebro/biała) i cztery tynktury (czerwona, błękitna, zielona i czarna),
• zgodnie z zasadą alternacji nie kładzie się barwy na barwę, a metalu na metal, - godło (znak w polu tarczy) winna charakteryzować umowność, właściwa antynaturalistyczna stylizacja heraldyczna. Nie stosuje się fotograficznych przedstawień postaci, lub zabytków! Wszystkie godła powinny być obwiedzione czarną linią konturową jednakowej grubości, cieńszą niż kontur tarczy. Nie stosuje się cieniowania i innych zabiegów służących do uplastycznienia godeł!,
• godło powinno dobrze wypełniać pole tarczy. Właściwa jest redukcja symboliki do jak najmniejszej liczby elementów,
• godło powinno odznaczać się własną autorską stylizacją,
• nie stosuje się elementów zewnętrznych, takich jak hełmy, labry, korona, korona murowa, trzymacze, nazwa jednostki samorządowej, dewiza,
• polska heraldyka samorządowa nie stosuje tzw. herbu wielkiego.

Herby gmin

• Miasta i gminy wiejskie, które posiadają własne tradycje heraldyczne, posługują się nie zmienionymi herbami historycznymi.
• W przypadku istnienia kilku herbów w dziejach gminy, stosuje się herb najstarszy, lub najdłużej związany z gminą albo ostatni pochodzący z okresu staropolskiego. 
• W gminach wiejskich, noszących nazwę miasta, w którym znajduje się jej siedziba, używać można odniesień do herbu miejskiego, nie powinien być to jednak herb miasta.
• W regionach, w których nie ma jednoznacznie utrwalonej historycznej własności ziemskiej, herb nie może być sumą herbów szlacheckich kolejnych właścicieli.
• Własność królewska (królewszczyzna) w czasach historycznych nie uzasadnia umieszczenia w herbie korony.
• Herby nowo powstałych miast nie mogą zawierać symboli sugerujących dawność posiadanych praw miejskich sugerujących średniowieczne korzenie (np. mury z wieżami).

Herby województw i powiatów

• Herby województw i powiatów powinny nawiązywać do historycznych herbów terytorialnych - dawnych ziem i województw.
• Nie można odwoływać się do herbów terytorialnych tworzonych przez władze zaborcze z lat 1772-1918.
• W nowotworzonych herbach powiatów wskazane jest nawiązywanie do współczesnego herbu województwa lub historycznego herbu ziemskiego, możliwe jest też nawiązanie do herbu miasta - jego głównego ośrodka (niewłaściwe jest jednak wprowadzanie do herbów powiatów klasycznej symboliki miejskiej, np. przedstawień murów miejskich). 
• Godło herbu szlacheckiego nie może być jedynym elementem współczesnego herbu powiatu. Herb powiatu nie może być sumą herbów poszczególnych miejscowości, należy stworzyć godło wspólne.

Weksylia

Flaga

• Zalecane są proporcje płata 5:8, jak we fladze państwowej.
• Zalecane jest wyprowadzenie barw flagi z barw herbu.
• Możliwe jest także zaprojektowanie flagi heraldycznej (godło na płacie o barwie pola tarczy herbowej).
• Na fladze stosuje się zasadę kontrastu (dwie podobne do siebie barwy – np. błękitna i zielona, lub biała i żółta – nie mogą ze sobą sąsiadować). Nie używa się dwóch odcieni tej samej barwy.

Sztandar

• Weksylium wykonywane w jednym egzemplarzu, składa się płata, drzewca i głowicy (grotu, zwieńczenia). Stroną prawą (główną) płata sztandaru jest strona na lewo od drzewca.
• Symbolika państwowa (herb, godło lub barwy) umieszczana jest na prawej stronie płata sztandaru.
• W przypadku umieszczenia na płacie sztandaru godła (sam Orzeł Biały wg wzoru ustawowego) winien on mieć wielkość 3/4 wysokości płata. Obok godła nie umieszcza się dewiz, można natomiast wkomponować motywy odnoszące się do zdobnictwa regionu, bordiury, wieńce laurowe itp. Nie umieszcza się na tej stronie herbów jednostek samorządowych.
• W przypadku użycia na prawej stronie płata herbu państwowego (Orzeł Biały na czerwonej tarczy), wg wzoru ustawowego, dopuszczalne jest umieszczenie dewiz; tarcza herbowa ma wtedy wysokość 1/3 lub 1/2 wysokości płata.
• Lewa strona płata zawiera herb jednostki samorządowej, jej nazwę; na tej stronie płata można umieszczać dewizy, daty, herby nadrzędnych jednostek samorządowych (pozytywnie zaopiniowane przez ministra właściwego ds. administracji publicznej) oraz inne symbole odnoszące się do tradycji regionu.
• Szarfa lub sznury sztandaru mogą mieć barwy państwowe, jednostki samorządowej lub barwę frędzli.
• Głowica sztandaru (grot, zwieńczenie) powinna nawiązywać do tradycji lokalnych, może to być element własnego herbu, może zawierać wizerunki godeł z herbu województwa lub nadrzędnej jednostki samorządowej. Nie umieszcza się w tym miejscu godła państwowego według obowiązującego wzoru ustawowego.

Pieczęć

• W polu pieczęci można umieścić herb, lub samo godło herbowe.
• Legenda (napis w otoku) może biec: albo jednym łukiem, zaczynającym się równoramiennym krzyżykiem „na godz. 12.00”, albo dwoma łukami górnym i dolnym, rozdzielonym tzw. dywizorami – sześciopromiennymi heraldycznymi gwiazdkami ażurowymi.
• Litery legendy powinny harmonijnie wypełniać otok.
• Otok może być wydzielony linią ciągłą lub perełkową. Łańcuch i odznaki honorowe opisane zostały w odrębnych opracowaniach.