Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie

Biuro odpowiada za prowadzenie spraw z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Urzędu, zarządzania zasobami ludzkimi oraz spraw osobowych kierowników jednostek administracji zespolonej i jednostek organizacyjnie podporządkowanych Wojewodzie Lubelskiemu. Zadania Biura obejmują również zapewnienie funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu, obsługę klienta, kancelaryjną i finansowo-księgową Urzędu, zarządzanie dokumentacją wpływającą i wychodzącą z Urzędu, prowadzenie archiwum zakładowego oraz rachunkowości i gospodarki finansowej Urzędu.
 

Dyrektor: Adam Palonka
e-mail: apalonka@lublin.uw.gov.pl

Zastępca dyrektora: Mariola Stec
e-mail: mstec@lublin.uw.gov.pl

Główny Księgowy Urzędu: Agata Poleszak
e-mail: apoleszak@lublin.uw.gov.pl

Dyrektor delegatury w Chełmie Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie: Maciej Baranowski
e-mail: mbaranowski@lublin.uw.gov.pl

Dyrektor delegatury w Zamościu Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie: Rafał Farion
e-mail: rfarion@lublin.uw.gov.pl

Dyrektor delegatury w Białej Podlaskiej Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie: Maciej Buczyński
e-mail: mbuczynski@lublin.uw.gov.pl

Sekretariat Biura Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu
ul. Spokojna 4, 20-914 Lublin, pok.105
tel.: 81 74 24 204
e-mail: sekwoa@lublin.uw.gov.pl

Do zakresu działania Biura Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu należy m.in.:

W zakresie organizacji i kontroli zarządczej:

• przygotowywanie aktów prawnych regulujących funkcjonowanie Urzędu, a także podległych Wojewodzie Lubelskiemu jednostek budżetowych obsługujących organy rządowej administracji zespolonej w województwie;
• udzielanie upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Wojewody Lubelskiego i Dyrektora Generalnego LUW w Lublinie, powoływania pełnomocników Wojewody Lubelskiego, komisji i zespołów;
• koordynowanie działań i prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie;
• koordynowanie zadań związanych z ochroną danych osobowych w Urzędzie;
• prowadzenie spraw osobowych kierowników jednostek rządowej administracji zespolonej w województwie oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych podporządkowanych Wojewodzie Lubelskiemu.

W zakresie spraw kadrowych pracowników Urzędu:

• prowadzenie spraw związanych z nawiązaniem, trwaniem i ustaniem stosunku pracy pracowników Urzędu;
• opracowywanie projektu regulaminu pracy.

W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:

• prowadzenie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w Urzędzie;
• prowadzenie spraw z zakresu realizacji staży, praktyk lub wolontariatu w Urzędzie;
• organizowanie szkoleń dla pracowników Urzędu;
• opracowywanie opisów stanowisk pracy w Urzędzie, prowadzenie służby przygotowawczej dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w służbie cywilnej oraz spraw z zakresu pierwszej oceny i ocen okresowych;
• wykonywanie zadań związanych z powołaniem i obsługą rzecznika dyscyplinarnego Urzędu i komisji dyscyplinarnej;
• koordynowanie spraw socjalnych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

W zakresie zadań Archiwum Zakładowego:

• zarządzanie Archiwum Zakładowym oraz filiami w Białej Podlaskiej, Chełmie i Zamościu, wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• przechowywanie i udostępnianie dokumentacji ze zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, a także innych jednostek organizacyjnych, dla których organem założycielskim bądź organem nadzoru był Wojewoda Lubelski;
• przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
• przechowywanie i udostępnianie przechowywanej dokumentacji wytworzonej przez Lubelski Urząd Wojewódzki oraz odziedziczonej m. in. po Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Lublinie dla pracowników Urzędu i osób trzecich;
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej dla której upłynął okres przechowywania i która utraciła znaczenie oraz wartość dowodową dla Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego;
• przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego archiwum państwowego i Archiwum Dokumentów Elektronicznych;
• przyjmowanie dokumentacji papierowej spraw zakończonych ze wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu, składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych oraz dokumentacji elektronicznej w systemie EZD za pośrednictwem modułu Archiwum;
• koordynowanie czynności kancelaryjnych w Urzędzie wykonywane przez Koordynatora Czynności Kancelaryjnych;
• współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją akt spraw zakończonych w formie papierowej i elektronicznej w EZD;
• współpraca z Archiwum Państwowym w Lublinie i jego oddziałami.

W zakresie spraw kancelaryjnych i zarządzania obsługą klienta:

• przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i wykonywanie odwzorowania cyfrowego tych przesyłek;
• przyjmowanie i wysyłka korespondencji wychodzącej z Urzędu przez Kancelarię Główną oraz obsługa numerów nadawczych "R" dla przesyłek wychodzących;
• obsługa składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych Urzędu oraz przygotowywanie zgromadzonej w tych składach dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego;
• obsługa elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP;
• koordynowanie procesu obsługi klienta w Urzędzie;
• obsługa informacyjna klientów zewnętrznych w głównym Punkcie Obsługi Klienta, w tym udzielanie informacji bezpośrednio i telefonicznie oraz poprzez narzędzia komunikacji elektronicznej;
• obsługa klientów zewnętrznych Urzędu w zakresie m.in.:
  • potwierdzania profilu zaufanego,
  • prowadzenia biura podawczego,
  • przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących działalności Urzędu, urzędów obsługujących organy rządowej administracji zespolonej w województwie oraz innych jednostek organizacyjnych podporządkowanych Wojewodzie Lubelskiemu.

W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

• wykonywanie zadań związanych z realizacją obowiązków pracodawcy w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• opracowywanie projektów zarządzeń i instrukcji regulujących zasady i przepisy BHP w Urzędzie oraz prowadzenie konsultacji w tym zakresie ze związkami zawodowymi;
• organizowanie i prowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu w dziedzinie BHP.

W zakresie budżetu Urzędu:

• opracowywanie projektu budżetu Wojewody Lubelskiego w części dotyczącej zadań realizowanych przez Biuro;
• prowadzenie rachunkowości i gospodarki finansowej Urzędu oraz obsługa finansowo-księgowa Urzędu.