Zgodnie z ustawą z dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2018 roku, poz. 53), emitentem dokumentu publicznego jest – organ administracji publicznej:

a) upoważniony na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego do określenia wzoru dokumentu publicznego lub właściwy do wprowadzenia do obrotu prawnego dokumentu publicznego, którego wzór został określony w przepisach prawa Unii Europejskiej lub prawa międzynarodowego,

b) który określa w przepisach prawa powszechnie obowiązującego:

• wymogi dla blankietu dokumentu publicznego, którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, z tym że obowiązki określone w art. 14 i art. 34–39 ustawy wykonuje upoważniony na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego podmiot realizujący zadania publiczne, który zatwierdza wzór graficzny i formę tego dokumentu,
• wzory jednolitych blankietów dokumentów publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 2 pkt 10–14 (dokumenty pozostające w zakresie właściwości Ministra Sprawiedliwości).

1. Opracowywanie wzorów dokumentów publicznych wspólnie z Komisją do spraw  dokumentów publicznych. 

Procedura została opisana w rozdziale 3 ustawy (art. 11 i następne). W celu ułatwienia pracy emitentom przygotowane zostały formularze dotyczące zgłoszenia potrzeby uruchomienia procedury. 

2. Umieszczanie na stronach internetowych informacji o dokumentach.

Obowiązek ten wynika z art. 34 ust. 1 ustawy. Informacje te powinny być przekazywane również Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 34 ust. 2 ustawy. Obowiązek ten dotyczy dokumentów publicznych, których wzór zostanie określony, po wejściu w życie ustawy o dokumentach publicznych. 

3. Obowiązek przekazywania przez emitentów wzorców dokumentów publicznych.

Obowiązek dotyczy dokumentów pierwszej i drugiej kategorii, których wzór został ustalony po 12 lipca 2019 roku. Wzorce przekazuje się Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wskazanym w ustawie służbom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo dokumentów publicznych – art. 35 ustawy.

4. Obowiązek przekazania do MSWiA wzorców istniejących dokumentów.

Zgodnie z art. 77 ustawy emitenci mają obowiązek przekazania do MSWiA do 13 stycznia 2020 roku wzorców istniejących w obrocie prawnym dokumentów wraz z informacjami o których mowa w art. 46 ust. 2 ustawy.

W celu ułatwienia pracy emitentom przygotowany został formularz przekazania wzorców wraz z informacjami dodatkowymi.

5. Przekazanie do MSWiA informacji o dokumentach, które nie mają określonych wzorów. 

Ministrowie kierujący działami administracji rządowej zobowiązani zostali do przedłożenia do MSWiA do 12 lipca 2021 roku informacji o dokumentach, które służą do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdzają stan prawny lub prawa osób posługujących się takimi dokumentami i które pozostają w obrocie prawnym bez określenia wzorów w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Informacje te posłużą do opracowania zestawienia dokumentów, co do których zachodzi konieczność zakwalifikowania do dokumentów publicznych – art. 78 ust. 1 ustawy.

6. Zabezpieczenie dokumentów publicznych przed fałszerstwem.

Dokumenty, które nie spełniają wymagań w zakresie minimalnych zabezpieczeń muszą zostać zmodyfikowane (art. 73 ust. 1 ustawy). Termin na uzupełnienie zabezpieczeń:

• do dnia 12 lipca 2022 roku – w przypadku dokumentów pierwszej i drugiej kategorii,
• do dnia 12 lipca 2026 roku – w przypadku dokumentów trzeciej kategorii.

7. Szczególne regulacje dotyczące Ministerstwa Sprawiedliwości. 
Minister Sprawiedliwości został zobowiązany do określenia w drodze rozporządzenia, do dnia 11 stycznia  2023 roku, wzorów jednolitych blankietów dokumentów sądowych i notarialnych, o których mowa w art. 5 ust. 2 pkt 10-14 ustawy, wraz z wykazem minimalnych zabezpieczeń przed fałszerstwem tych dokumentów (art. 9 i 10 ustawy).