Odbiorcy/użytkownicy projektu

Projekt dostarczy dwie e-usługi publiczne: e-EDM i e-Rejestracja na 5 poziomie dojrzałości (personalizacja) głównie dla pacjentów oraz usługę wewnątrzadministracyjną e-Analizy, wspierającą e-usługę e-Rejestracja i MSWiA (Partnera Projektu), jako nadzorującego podmioty lecznicze Partnerów Projektu.

Jako odbiory (użytkownicy) e-Rejestracji zostali zidentyfikowani:

1. pacjenci - obywatele, którzy poszukują rozwiązania swojego problemu zdrowotnego,
2. obywatele - opiekunowie prawni potencjalnych pacjentów lub pomagający osobom bliskim/znajomym, które nie mogą lub nie potrafią skorzystać z e-usługi.
    

Odbiorcami (użytkownikami) e-usługi e-EDM będą:

1. obywatele - pacjenci zarówno szpitali jak i przychodni, jak i ich prawni opiekunowie,
2. lekarze, którym pacjenci przekazali prawo dostępu do swojej EDM, w tym lekarze przedsiębiorcy prowadzący działalność leczniczą np. w zakresie POZ lub AOS.
3. lekarze, którzy nie mają statusu przedsiębiorców, którym pacjenci nadali odpowiednie uprawnienia dostępu do swojej EDM.
    

W ramach upowszechniania się usług z obszaru e-Zdrowia w społeczeństwie należy przyjąć, że odsetek osób korzystających z e-usług w kolejnych latach, po wdrożeniu produktów Projektu, będzie rósł. Dostępność usług poprzez sieć Internet, sprawia że rejestracja na świadczenia realizowane przez Partnerów Projektu nie będzie miała ograniczeń terytorialnych. W tradycyjnym modelu rejestracji konieczność osobistego stawiennictwa jeszcze przed wizytą w znaczącym stopniu utrudnia dostęp szczególnie dla osób z niepełnosprawnościami oraz z obszarów wiejskich. Poprzez sieć Internet usługi będą dostępne dla wszystkich obywateli. Dlatego potencjalna liczba osób, które będą mogły skorzystać z udostępnianych e-usług jest równa liczbie osób dorosłych, która wg GUS wynosi około 31,5 mln.

Po uruchomieniu usługi e-EDM dokumentacja medyczna pacjentów będzie dostępna dla wszystkich podmiotów leczniczych, które będą mogły wymieniać dane w ramach SIM. Zgodnie z danymi GUS w ramach systemu opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych funkcjonowało blisko 30 tys. usługodawców. Dane dotyczące historii choroby dzięki włączeniu Projektu w standardy interoperacyjności zgodne z Systemem P1 będą dostępne (po udzieleniu zgody przez pacjenta) dla ogółu personelu medycznego.

Odbiorcami (użytkownikami) e-usługi e-Analizy staną się wszyscy odbiorcy e-Rejestracji, którzy w procesie poszukiwania właściwej poradni AOS lub POZ skorzystają z rozeznania w tym zakresie jakie ta e-usługa dostarczy.

Jako odbiorów wewnętrznych, zidentyfikowano:

1. personel medyczny i pomocniczy szpitali/przychodni Partnerów,
2. osoby zarządzające szpitalami/przychodniami Partnerów,
3. osoby nadzorujące podmioty lecznicze z ramienia MSWiA.
    

Ad. 1) W skład tej grupy wchodzą: lekarze i lekarki, pielęgniarki i pielęgniarze, położne, fizjoterapeuci, diagności laboratoryjni oraz pozostały personel medyczny. To główny odbiorca produktów Projektu, korzystający na co dzień podczas swojej pracy z dostarczanych w ramach tego przedsięwzięcia usług.

Ad. 2) To grupa w naturalny sposób bezpośrednio zainteresowanych wykorzystaniem produktów projektu w celach zarządczych, zwiększenia efektywności funkcjonowania placówek, realizacji zadań nałożonych na te podmioty.

Ad. 3) W imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nadzór nad 16 podmiotami leczniczymi objętymi Projektem sprawuje Dyrektor Departamentu Zdrowia MSWiA wraz z zespołem.

Jako interesariuszy zewnętrznych zidentyfikowano podmioty nadzorujące działalność szpitali/przychodni lub współpracujące - w skład tej grupy wchodzą Główny Urząd Statystyczny, Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji, Ministerstwo Zdrowia i Ministerstwo Finansów. Spośród nich MZ zainteresowany jest podniesieniem poziomu jakości świadczeń, a wszystkie podniesieniem jakości danych (sprawozdań) przekazywanych przez podmioty lecznicze, których jakość, dzięki e-usłudze e-Analizy znacząco się podnieść.

Interesariusze

W zakresie potencjalnego oddziaływania na Projekt wyodrębniono następujące grupy interesariuszy:

1. dostawcy oprogramowania dla podmiotów leczniczych,
2. Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia,
3. Ministerstwo Zdrowia,
4. Narodowy Fundusz Zdrowia,
5. izby zawodów medycznych, w tym izby lekarskie izby pielęgniarskie,
6. związki zawodowe personelu w podmiotach leczniczych Partnerów Projektu,
7. organizacje zrzeszające pacjentów.
    

Dostawcy oprogramowania dla podmiotów leczniczych  – podmioty prowadzące działalność gospodarczą zajmujące się wytwarzaniem oprogramowania dla podmiotów leczniczych, w tym oprogramowania medycznego (systemy klasy HIS). To kluczowi interesariusze z punktu widzenia osiągnięcia założonych celów projektowych, gdyż będą odpowiedzialni za dostarczenie rozwiązań informatycznych, które będą realizować e-usługi dla pacjentów. Dani interesariusze powinni mieć pozytywne nastawienie do Projektu ze względu na to, że stanowi on źródło przychodów dla ich działalności i szanse rozwoju posiadanego oprogramowania. Obecnie u Partnerów Projektu występuje 8 różnych dostawców systemów klasy HIS. Kluczowym aspektem, który warunkuje powodzenie Projektu jest chęć współpracy poszczególnych dostawców w ramach wypracowania komponentów wspólnych np. formatów wymiany danych. Aby zniwelować ryzyko braku współpracy przyjęto założenie, że formaty wymiany co najmniej na poziomie zakresu informacyjnego zostaną opracowane w etapie analizy przedwdrożeniowej tak, aby na etapie postępowań przetargowych zostały postawione konkretne wymagania co do zakresu dostosowania dziedzinowych systemów informatycznych poszczególnych Partnerów. W umowie na realizację zostaną również postawione wymagania w zakresie współpracy w ramach Projektu.

Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia – podmiot pełniący funkcję administratora Systemu P1, zgodnie z Ustawą o SIOZ odpowiedzialny za prawidłowe działanie tego systemu. Systemy dostarczane przez CSIOZ: System P1, System P2, System P4 są kluczowe dla zapewnienia interoperacyjności dostarczanych e-usług w ramach całego SIM np. za pomocą funkcji w IKP nastąpi nadanie uprawnień personelu medycznego do EDM. Nastawienie interesariusza do Projektu oceniono pozytywnie, gdyż jest on komplementarny względem projektów realizowanych przez CEZ i wpływa pozytywnie na cele tych projektów np. przyczynia się do tego, że EDM może być powszechnie wymieniane w ramach SIM. Interesariusz, jako podmiot przygotowujący standardy wymiany danych EDM w Polsce jest źródłem wymagań dla Projektu, w szczególności dla usługi e-EDM.

Ministerstwo Zdrowia – podmiot odpowiedzialny za kształtowanie systemu ochrony zdrowia w Polsce, regulator rynku nadzorujący prawidłowość działania procesów w ochronie zdrowia. Jako taki jest źródłem wymagań dla Projektu, a inicjatywy ustawodawcze podejmowane przez MZ mogą być źródłem zmian dla Projektu. Dlatego w trakcie trwania prac wszelkie propozycję zmian prawa przedstawione przez MZ do konsultacji społecznych będą analizowane pod kątem wpływu na Projekt. Ponieważ realizujący Projekt mają ograniczone możliwości wpływu na interesariusza w trakcie jego realizacji, zostanie przyjęta strategia monitorowania ryzyka i analizy wpływu na Projekt. MZ realizuje projekt związany z informatyzacją podmiotów leczniczych, dla których jest organem założycielskim lub nadzorującym. Dlatego może być źródłem wymiany doświadczeń w zakresie realizacji e-usług. Na etapie przygotowania i realizacji Projektu planowane jest nawiązanie współpracy w zakresie wymiany doświadczeń.

Narodowy Fundusz Zdrowia – podmiot odpowiedzialny za finansowanie świadczeń opieki zdrowotnej ze środków publicznych. NFZ jest źródłem wymagań dla Projektu w szczególności w zakresie prowadzenia kolejek oczekujących, co wiąże się z usługą e-Rejestracji. NFZ poprzez Zarządzenia Prezesa NFZ może wpływać na Projekt zarówno w zakresie kolejek, jak i innych zmian w systemach dziedzinowych Partnerów np. związanych ze zmianą sposobu rozliczeń. Obecne nastawienie interesariusza do Projektu oceniane jest jako pozytywne -> neutralne, jest zainteresowany podniesieniem jakości danych oraz zwiększeniem dostępu do świadczeń oraz bezpieczeństwa pacjentów związanego z dostępnością historii choroby wynikającej z realizacji Projektu. Podniesienie poziomu informatyzacji podmiotów leczniczych pozwoli interesariuszowi na łatwiejsze wdrażanie własnych potencjalnych Projektów np. rejestrów medycznych opartych o EDM. W zakresie zmian wynikających ze zmian zarządzeń Prezesa NFZ w ramach realizacji Projektu będą one monitorowane oraz poddane analizie wpływu na Projekt.

Izby zawodów medycznych (izby lekarskie i izby pielęgniarskie) – jako przedstawiciele personelu medycznego izby zawodów medycznych niejednokrotnie podnoszą w swoich postulatach odbiurokratyzowanie pracy lekarza poprzez zmniejszenie liczby nałożonych na lekarzy i lekarzy dentystów czasochłonnych obowiązków, które nie służą bezpośrednio poprawie stanu zdrowia pacjentów. Projekt przyczyni się do realizacji postulatów środowisk personelu medycznego. Obecne nastawienie do Projektu należy ocenić na neutralne. W trakcie realizacji Projektu zostanie rozważona strategia angażowania interesariuszy w konsultacje wymagań/założeń dla systemu co powinno pozwolić na uzyskanie poparcia dla Projektu, co przyczyni się do łatwiejszego wdrożenia zmiany wśród personelu medycznego.

Związki zawodowe personelu w podmiotach leczniczych Partnerów Projektu – jak każda zmiana w organizacji wdrożenie e-usług w podmiotach leczniczych Partnerów może napotkać brak zrozumienia i opór pracowników medycznych. Dlatego w celu zminimalizowania ryzyka w ramach wdrożenia liderzy zmian w podmiotach będą komunikować korzyści dla tej grupy interesariuszy wynikające z wdrożenia Projektu. Personel medyczny (w tym pracownicy związków jeżeli wyrażą chęć) będzie opiniował funkcjonalność e-usług w ramach procesów testów z użytkownikami. Strategia angażowania interesariuszy w Projekt powinna pomóc zminimalizować ryzyko oporu przed wdrażaną zmianą.

Organizacje zrzeszające pacjentów – do tej grupy należy zaliczyć stowarzyszenia pacjentów i fundacje. Ta grupa interesariuszy jako aktywni uczestnicy rynku ochrony zdrowia stanowią źródło wymagań dla systemu w zakresie oczekiwań głównej grupy użytkowników. W ramach Projektu zakłada się zaangażowanie tej grupy interesariuszy. Współpraca z tego typu organizacjami przyczyni się do podwyższenia jakości dostarczanych produktów oraz ułatwi promocję rozwiązania wśród pacjentów, co wpłynie pozytywnie na realizację celów Projektu.

Pacjenci lub ich prawni opiekunowie

Pacjenci i ich opiekunowie prawni są podstawową grupą odbiorców, do których kierowane są e-usługi Projektu. Jest to grupa osób będąca obecnie pacjentami podmiotów leczniczych uczestniczących w Projekcie, jak również inni pacjenci, którzy będą chcieli skorzystać z ich świadczeń. Ze względu na to, że usługi wytworzone w ramach Projektu mogą dotyczyć również osób niepełnoletnich lub ubezwłasnowolnionych, ważną grupą interesariuszy stanowią ich opiekunowie prawni. W zależności od decyzji pacjenta, bądź korzystając z innych uprawnień, uzyskają dostęp do EDM pacjenta lub zarejestrują go.

Podstawową potrzebą tej grupy osób jest sprawny, dobrze zorganizowany przebieg procesu leczenia, który zapewni łatwy dostęp do świadczeń, wyników badań i historii choroby. W ramach analizy zidentyfikowano następujące potrzeby tej grupy użytkowników:

1. zwiększenie dostępności do świadczeń medycznych,
2. podniesienie jakości świadczonych usług,
3. dostęp do danych medycznych w postaci elektronicznej - brak konieczności przynoszenia wersji papierowych badań, wypisów, itp. na wizytę lekarską,
4. możliwość przeglądania własnej dokumentacji medycznej,
5. uproszczenie procedur rejestracji w poradni AOS lub POZ,
6. zmniejszenie liczby dokumentów papierowych dostarczanych lekarzowi celem realizacji świadczenia,
7. umożliwienie rejestrowania się na wizytę z dowolnego miejsca, o dogodnej godzinie – niezbędny jest dostęp do Internetu, otrzymanie powiadomień o zmianach umówionej wizyty,
8. poprawa bezpieczeństwa zdrowotnego poprzez dostęp lekarza do danych medycznych w postaci elektronicznej  w procesie diagnozy i leczenia,
9. zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych pacjenta.
    

Główne problemy i ograniczenia, jakie zidentyfikowano dla tej grupy, to:

• długie oczekiwanie w kolejce na miejscu w podmiocie leczniczym, gdy pacjent potrzebuje umówić wizytę, odebrać wyniki badań lub otrzymać kopię dokumentacji medycznej,
• zbyt długi czas oczekiwania na połączenie telefoniczne z rejestracją w przychodni – co druga osoba rezygnuje po 2 minutach oczekiwania na odebranie telefonu,
• obawy pacjentów dotyczące bezpieczeństwa, poufności oraz jakości informacji, w tym czytelności ich dokumentacji medycznej.
   

Te potrzeby nie są obecnie zaspokajane na satysfakcjonującym poziomie i pacjenci borykają się w ramach procesów związanych z dostępem do świadczeń zdrowotnych z wieloma problemami. W ramach tej grupy interesariuszy zidentyfikowano następujące główne problemy:

1. utrudniony kontakt telefoniczny szczególnie w godzinach porannych rejestracji,
2. długi czas osobistego oczekiwania w rejestracji,
3. brak nowoczesnych form świadczenia usług,
4. utrudniony odbiór wyników badań,
5. utrudnione uzyskanie dostępu do historii przebiegu choroby.
    

Dostęp do wiarygodnych informacji na temat jakości procesu leczenia jest jedną z kluczowych niezaspokojonych potrzeb pacjentów. Pacjenci obecnie w praktyce pozbawieni są informacji na temat danych ilościowych i jakościowych procesu leczenia, a ich wybór podmiotu leczniczego i lekarza wynika najczęściej z informacji od znajomych lub przyzwyczajeń. Jak ocenia Ewa Borek Prezes Fundacji My Pacjenci „Taka sytuacja powoduje, że pacjenci pozbawieni wiarygodnych informacji na ten temat znajdują mało profesjonalne oceny na forach Internetowych”. Dzięki udostępnionej usłudze e-Analizy wspierającej e-Rejestrację pacjenci będą mogli pozyskać te informacje on-line.

Skalę problemów związanych z brakiem usług, których wdrożenie planowane jest w Projekcie obrazuje raport „EuroHealth Consumer Index 2017”, gdzie w obszarach objętych Projektem, czyli:

1. dostarczenia informacji jakościowych na temat procesów leczenia (e-Analizy),
2. dostępność dokumentacji medycznej w formie elektronicznej (e-EDM),
3. możliwość rejestracji on-line (e-Rejestracja),
    

Polska jest oceniana przez autorów raportu negatywnie. Warto zwrócić uwagę na fakt, że wszystkie te elementy wpływają na ocenę systemu ochrony zdrowia w obszarze praw pacjenta.

W ramach analizy problemów zidentyfikowano dwie kategorie przyczyn ich postępowania: organizacyjną i techniczną. Główną przyczyną o charakterze organizacyjnym jest niewystarczająca optymalizacja procesów administracyjnych w zakresie usług publicznych podmiotów leczniczych. Analiza i optymalizacja tych procesów będzie odbywać się w ramach przygotowań do wdrożenia narzędzi IT dla wsparcia pracy pracowników w świadczeniu usług zarówno drogą elektroniczną, jak i w sposób tradycyjny. Główną przyczyną o charakterze technicznym, odpowiedzialną za niski poziom e-usług publicznych świadczonych przez Partnerów jest niewystarczające wsparcie procesów przez systemy IT, w szczególności w zakresie gromadzenia i wymiany EDM w obszarze całej jednostki oraz pomiędzy innymi podmiotami leczniczymi, a także w zakresie rejestracji pacjentów.

Efektem zidentyfikowanych problemów jest ograniczony dostęp przez pacjentów do e-usług publicznych, w tym do EDM. Pozostawienie wymienionych problemów bez odpowiedzi grozi zmniejszeniem dostępności do świadczeń zdrowotnych, dysproporcją w rozwoju obszarów wiejskich i miejskich związanych ze słabszą dostępnością do świadczeń opieki zdrowotnej na obszarach wiejskich, a w konsekwencji pogarszaniem się, jakości kapitału ludzkiego.

Dlatego w ramach Projektu zaplanowano wdrożenie e-usług opartych o ICT, które przyczynią się do usprawnienia procesów związanych z dostępem do świadczeń i dokumentacji medycznej, a przez to przyczynią się do rozwiązywania problemów pacjentów. Zaplanowano wytworzenie i wdrożenie trzech e- usług:

• e-Rejestracja – możliwość zarejestrowania się w dogodnym terminie na wizytę w poradni AOS lub POZ lub jej odwołania bez konieczności wychodzenia z domu, o dowolnej porze poprzez Internet. Usługa jest odpowiedzią na trudności z komunikacją pacjentów z podmiotem leczniczym. Dzięki usłudze pacjent będzie mógł samodzielnie dokonać rejestracji, w tym dołączyć e-skierowanie i stawić się w umówionym terminie na wizytę.
• e-EDM – samodzielny zdalny dostęp do EDM lub nadanie uprawnień osobie trzeciej. Dzięki tej usłudze historia leczenia, w tym wyniki badań, będą dostępne dla pacjenta i upoważnionego personelu medycznego poprzez Internet. Przyczyni się to do zwiększenia bezpieczeństwa pacjenta, gdyż lekarz będzie mógł oprzeć swoją diagnozę na wiarygodnych informacjach pochodzących z EDM wytworzonej przez Partnerów Projektu.
• e-Analizy – chociaż usługa w swej znaczącej części jest skierowana do podmiotu nadzorującego, to będzie dostarczała również informacji pacjentom na temat ilościowych i jakościowych aspektów procesu leczenia np. ile operacji wykonał dany podmiot i jak długo średnio przebywa się w danym szpitalu po zabiegu. Informacje te będą pomocne w wyborze oddziału/poradni w trakcie procesu e-rejestracji. Dzięki tym informacjom pacjent będzie miał obiektywne, wiarygodne i porównywalne dane, co przyczyni się do zmniejszenia zjawiska wyboru świadczeniodawcy na podstawie wpisów internetowych pochodzących z niewiarygodnych źródeł informacji.

Personel medyczny

Personel medyczny podmiotów leczniczych biorących udział w Projekcie to personel medyczny wyższego i średniego szczebla uczestniczący w procesach wytwarzania i zarządzania EDM, tj. lekarze, w tym lekarze rezydenci, pielęgniarki, położne oraz pozostały personel medyczny. Personel medyczny bierze odpowiedzialność za kompletność i rzetelność danych EDM. Zdiagnozowano następujące potrzeby tej grupy:

1. stworzenie warunków umożliwiających podmiotom leczniczych efektywną wymianę danych drogą elektroniczną,
2. zwiększenie dostępu do nowoczesnych technologii,
3. stały dostęp do EDM,
4. zwiększenie efektywności systemu informacji o pacjentach i wykonywanych świadczeniach,
5. zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z uzupełnianiem danych medycznych w systemach, które zostaną zintegrowane (raz wpisane dane do systemu informatycznego nie będą musiały być wpisywane ponownie przy okazji generowania nowych dokumentów).
    

Zidentyfikowanymi problemami w ramach grupy personelu medycznego podmiotów leczniczych są:

1. długi czas niezbędny na wypełnienie danych w dokumentacji medycznej,
2. uzyskanie kompleksowej informacji o historii choroby, jej przebiegu oraz bieżących wyników pacjentów,
3. częste niestawianie się pacjentów na umówione wizyty,
4. długotrwała obsługa pacjenta w rejestracji: monitoring grafików lekarzy celem wyszukania wolnych terminów wizyt lekarskich,
5. brak informacji zwrotnej od pacjentów i utrudniony kontakt z pacjentem,
6. brak szkoleń w zakresie kompetencji cyfrowych.
    

W odpowiedzi na zgłaszane potrzeby i problemy jednym z głównych elementów Projektu jest większe wsparcie procesów leczenia przez dziedzinowe systemy informatyczne klasy HIS Partnerów Projektu. Będą kompatybilne z wdrażanymi e-usługami, dzięki temu możliwe będzie generowanie dokumentacji medycznej np. karty informacyjnej leczenia szpitalnego bezpośrednio z systemu i zapisanie dokumentu w Lokalnym repozytorium EDM bez konieczności drukowania, podpisywania itp. Dokumenty z Lokalnych Repozytoriów EDM będą dostępne również dla pacjentów. Dzięki integracji z e-EDM systemy będą udostępniały lekarzom historię choroby dostępną w ramach systemu SIM. Pozwoli to  personelowi medycznemu podejmować decyzję w zakresie leczenia pacjenta na podstawie rzeczywistych, wiarygodnych danych, co przyczyni się do zwiększenia komfortu pracy personelu jak i wzrostu bezpieczeństwa pacjentów.

Dzięki usłudze e-Rejestracji zmniejszą się obciążenia administracyjne personelu związane z procesem umawiania wizyt pacjentów. Powiadomienia do pacjentów o zmianach w grafikach przyjęć, możliwość zdalnego potwierdzenia lub anulowania wizyty przyczyni się do lepszej zgłaszalności pacjentów na wizyty.

Aby wszystkie te elementy mogły poprawnie funkcjonować, niezbędne jest podniesienie kompetencji cyfrowych personelu medycznego. W tym celu zostały przygotowane odpowiednie szkolenia z zakresu funkcjonowania oprogramowania wytworzonego lub dostarczonego w ramach Projektu, tak by personel Partnerów mógł efektywnie korzystać z dostarczanych narzędzi informatycznych.

Osoby zarządzające podmiotami leczniczymi

Zarządzający podmiotem leczniczym (szpitalem/przychodnią) na wszystkich szczeblach, a przede wszystkim dyrektorzy, są odpowiedzialni za ich sprawne funkcjonowanie. Dlatego koniecznym jest dostarczenie dla tej grupy odbiorców wiarygodnej porównywalnej informacji zarządczej. Brak wystarczającego poziomu informatyzacji procesów leczenia jest główną przyczyną braku tych informacji lub opóźnień związanych z czasochłonnym opracowaniem danych pochodzących z różnych źródeł.

W ramach tej grupy interesariuszy zdiagnozowano następujące potrzeby:

1. stworzenie warunków umożliwiających podmiotom leczniczym efektywną wymianę danych drogą elektroniczną,
2. skuteczniejszy i szybszy proces leczenia dzięki łatwiejszemu dostępowi do danych medycznych pacjenta,
3. ograniczenie wydatków związanych z wytwarzaniem papierowej dokumentacji medycznej oraz jej archiwizacji,
4. zbudowanie wizerunku oraz pozytywnej opinii nt. placówki wśród pacjentów szpitala,
5. zwiększenie efektywność pracy (lepsze wykorzystanie zasobów),
6. rozwój kompetencji kadry szpitali,
7. podniesienie standardów bezpieczeństwa przetwarzania chronionych danych,
8. uproszczenie zarządzaniem szpitalem, w tym procesów planowania strategicznego i operacyjnego,
9. konieczność poszukiwania nowych rozwiązań optymalizujących wydatki związane z realizacją procesów udzielania świadczeń zdrowotnych.
    

Problemy w tej grupie interesariuszy koncentrują się na braku środków do efektywnego zarządzania podmiotem leczniczym, w tym brak wystarczających środków pieniężnych na efektywną informatyzację podmiotu. Obecnie większość podmiotów leczniczych boryka się z problemami w zakresie finansowania działalności leczniczej, dlatego innowacyjność w zakresie wsparcia procesów przez systemy informatyczne napotyka na barierę związaną z brakiem środków pieniężnych. Partnerzy Projektu, ze względu na organ założycielski byli wykluczeni z ubiegania się o środki na inwestycje w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych, w ramach których odbywały się procesy informatyzacji szpitali wojewódzkich oraz powiatowych. Taki stan rzeczy generuje ryzyko, że Partnerzy poprzez niższy poziom informatyzacji będą mniej konkurencyjni na rynku. Dla przykładu jednym w kryteriów punktowanych w ramach konkursów NFZ jest dostosowanie podmiotów do prowadzenia EDM w ramach SIOZ. Podmioty, które nie dostosowały swoich dziedzinowych systemów informatycznych, przy tym samym poziomie cen i jakości oferowanych świadczeń opieki zdrowotnej co inne, mają mniejsze szanse na zawarcie umowy z NFZ ze względu na niski poziom wdrożenia ICT. Odpowiedzią na te ryzyko jest realizacja Projektu, która obejmie modernizację Dziedzinowych Systemów Informatycznych Partnerów, zapewniającą kompatybilność z wdrażanymi e-usługami, w tym zdolność wymiany informacji w ramach SIM.

Kolejnym problemem jest trudny dostęp do informacji zarządczej. Zbyt niski poziom informatyzacji procesów, a w szczególności brak systemów raportowo-analitycznych powoduje konieczność ręcznego przygotowywania raportów i analiz co jest procesem czasochłonnym i narażonym na ryzyko pomyłki. Aby zniwelować ten problem w ramach Projektu zostanie wykonany i wdrożony System Raportowo-Analityczny, który w określonych interwałach czasowych (ustalonych na etapie Projektu) będzie gromadził dane z dziedzinowych systemów informatycznych, integrował je i udostępniał raporty uprawnionym użytkownikom. Pozwoli to na szybki dostęp do wiarygodnych, standaryzowanych i porównywalnych w czasie informacji co przyczyni się do możliwości podejmowania lepszych decyzji zarządczych. System będzie również umożliwiał porównanie poszczególnych jednostek.

Nadzorujący podmioty lecznicze

Na poziomie Departamentu Zdrowia MSWiA, jako komórki organizacyjnej nadzorującej podmioty lecznicze objęte Projektem, zdiagnozowano następujące potrzeby:

1. zwiększenie efektywności systemu kontroli nad jednostkami resortowej służby zdrowia,
2. podniesienie standardów wymiany danych między jednostkami sprawującymi nadzór i nadzorowanymi,
3. efektywniejsze koordynowanie działań prozdrowotnych,
4. optymalizacja procesów zarządczych ze strony podmiotu tworzącego,
5. podniesienie standardów wymiany informacji pomiędzy jednostkami sprawującymi.
    

Główny problem podmiotów nadzorujących wiąże się z utrudnionym dostępem do wiarygodnej i porównywalnej informacji o procesach zachodzących w nadzorowanych podmiotach leczniczych. Pozyskiwanie danych w chwili obecnej opiera się na przygotowaniu formularza sprawozdawczego, przesłania go do nadzorowanych jednostek, a po otrzymaniu informacji zwrotnej scaleniu uzyskanych danych i procesie analizy. W takim modelu zdecydowanie najdłużej trwającym procesem nie jest analiza i wyciąganie wniosków, ale proces przygotowania i zbierania danych. Kolejnym problemem przy takim podejściu jest brak gwarancji, że poszczególne osoby właściwie zinterpretowały poszczególne pozycje w sprawozdaniu w związku z tym, czy przekazane dane są odpowiedniej jakości i czy są porównywalne pomiędzy sobą. W takim modelu nowa potrzeba informacji generuje nowy formularz sprawozdawczy ze względu na brak danych elementarnych. Aby rozwiązać te problemy w ramach Projektu dostarczony zostanie System Raportowo-Analityczny, który będzie zasilany danymi z Dziedzinowych Systemów Informatycznych Szpitali Partnerów Projektu. Dane będą przekazywane w sposób wystandaryzowany, bez interpretacji poszczególnych osób, następnie będą przetwarzane zgodnie ze zdefiniowanymi w systemie algorytmami, co pozwoli na uzyskanie wiarygodności oraz porównywalności danych. Automatyzacja tego procesu pozwoli na przeniesienie ciężaru pracy na czynności związane z analizą danych, a nie z ich przygotowaniem i integracją. Porównywalności i wysoka dostępność danych pozwoli na efektywniejsze koordynowanie działań prozdrowotnych oraz zwiększenie efektywności procesu kontroli zarządczej.

Interesariusze - podmioty nadzorujące i współpracujące

Podmioty inne niż MSWiA nadzorujące lub współpracujące z Partnerami Projektu wykonują następujące zadania z nimi związane:

• Główny Urząd Statystyczny – odbiorca danych statystycznych - centralny organ administracji rządowej zajmujący się zbieraniem i udostępnianiem informacji statystycznych. Prezes GUS prowadzi kilka centralnych rejestrów.
• Ministerstwo Finansów – odbiorca danych finansowych - urząd administracji rządowej obsługujący ministra właściwego ds. budżetu państwa, finansów publicznych oraz instytucji finansowych. Jednym z podstawowych zadań MF jest opracowywanie, wykonywanie i kontrolowanie realizacji budżetu państwa.
• Ministerstwo Zdrowia – odbiorca danych statystycznych i finansowych - urząd administracji rządowej obsługujący ministra zdrowia.
• Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji - odbiorca danych statystycznych - państwowa jednostka organizacyjna posiadającej osobowość prawną, zadania to m. in.: opracowywanie raportów w sprawie oceny świadczeń opieki zdrowotnej.
   

Potrzeby powyżej wskazanych instytucji w odniesieniu do Szpitali Partnerów Projektu to przekazywanie danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym na podstawie ustawy o statystyce publicznej lub porozumień. Potrzeby zgłaszane przez tych interesariuszy można zrealizować poprzez wykorzystanie danych udostępnianych poprzez Platformę e-Usług lub System Raportowo-Analityczny.