25 września 2024 r. weszła w życie (z wyjątkiem uregulowań dot. zgłoszeń zewnętrznych) ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej również ustawą o ochronie sygnalistów). Służy ona wdrożeniu do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Na tej podstawie, w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji wdrożono zarządzenie nr 32 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 września 2024 r. w sprawie Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji (zwane dalej zarządzeniem DG MSWiA).

W Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji (od 25 września 2024 r.) prowadzenie spraw wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – zgodnie z § 18 pkt 12 Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 27 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2023 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 40, z późn. zm.) – należy do zakresu działania Departamentu Kontroli (dalej również DK).

Departament Kontroli – zgodnie z § 2 ust. 1 Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji stanowiącej załącznik do zarządzenia DG MSWiA z (zwanej dalej Wewnętrzną procedurą) – odpowiedzialny jest za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację tych zgłoszeń, tj. ocenę prawdziwości informacji zawartej w zgłoszeniu wewnętrznym, dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

W przypadku zgłoszeń wewnętrznych dotyczących kierownictwa DK lub pracowników DK, działania następcze – zgodnie z § 2 ust. 8 Wewnętrznej procedury – podejmują wyznaczeni pracownicy Biura Kadr, Szkolenia i Organizacji Ministerstwa.

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE. L Nr 305, poz. 17)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928)

1. imienne zgłoszenie naruszenia prawa  (pisemne lub ustne, za pośrednictwem kanałów zgłoszeń) 
2. wstępna weryfikacja formalna
3. rejestracja zgłoszenia
4. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia - 7 dni od dnia otrzymania
   WYJĄTEK- jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej), na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia
5. działania następcze - każdorazowo postępowanie wyjaśniające
6. informacja zwrotna - 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia
   WYJĄTEK - jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną
    

Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 4 ust. 1 i 2 określa przykładowe kategorie zawodowe, których dotyczy kontekst związany z pracą. Należą do nich w szczególności:

• pracownik (były pracownik)
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
• stażysta, wolontariusz, praktykant
• kandydat do pracy
• funkcjonariusz, żołnierz
• usługodawca

Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

Informacja o naruszeniu prawa

• uzasadnione podejrzenie naruszenia prawa 
• próba ukrycia naruszenia prawa 
• zaistniałe lub potencjalne naruszenie prawa
• naruszenie prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie 

Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 3 ust. 1 zawiera zamknięty katalog obszarów, których może dotyczyć naruszenie prawa, należą do nich m.in.: korupcja, zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu, zdrowie publiczne, ochrona prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, interesy finansowe Skarbu Państwa RP, konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela.

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, obejmuje zakres przedmiotowy wynikający z art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz dodatkowo, zgodnie z dyspozycją ust. 2 tego przepisu przewiduje możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach w zakresie wystąpienia konfliktu interesów.

Wyłączenia 

Ustawa nie ma zastosowania do informacji objętych: 

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych
• tajemnicą narady sędziowskiej
• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności

Warunki ochrony sygnalisty

• naruszenie prawa w dziedzinach objętych ustawą
• dobra wiara
• kontekst związany z pracą
• tryb zgłoszenia wewnętrznego

Co może być przedmiotem zgłoszenia określa ustawa o ochronie sygnalistów w art. 3.

Dobra wiara – sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów (pt. zakaz działań odwetowych i środki ochrony) od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Tryb zgłoszenia wewnętrznego – zgłoszenie powinno nastąpić w trybie określonym w ustawie o ochronie sygnalistów. Ustawa określa trzy takie tryby tj. zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. Zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych oraz kanały do ich przekazywania zostały określone w Wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.
 

Formy ochrony
 

Ochrona tożsamości – dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom.

Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście. Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 12 wymienia przykładowe działania odwetowe, które nie mogą być podejmowane wobec sygnalisty i należą do nich między innymi: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wysokości wynagrodzenia, przeniesienie na niższe stanowisko pracy, mobbing, czy dyskryminacja.

Sposoby dokonania zgłoszenia wewnętrznego

• pisemnie w postaci elektronicznej za pomocą Formularza zgłoszenia wewnętrznego 
• pisemnie w postaci papierowej
• ustnie – linia telefoniczna
• ustnie na spotkaniu 

Zgodnie z § 3 ust. 1 Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zgłoszenia wewnętrzne o naruszeniu prawa mogą być przekazywane przez niżej wymienione kanały zgłoszeń:

1. pisemnie w postaci elektronicznej – za pomocą formularza zamieszczonego na stronie intranetowej i internetowej Ministerstwa, którego wzór jest określony w załączniku nr 2 do procedury zgłoszeń wewnętrznych;
2. pisemnie w postaci papierowej – w kopercie oznaczonej „Zgłoszenie wewnętrzne”, na adres: Departament Kontroli MSWiA, ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa;
3. ustnie – za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej, na numer wskazany na stronie intranetowej i internetowej Ministerstwa;
4. ustnie – bezpośrednio na spotkaniu z upoważnionym pracownikiem lub pracownikami DK zorganizowanym w związku ze zgłoszonym uprzednio wnioskiem sygnalisty.

Wyjaśnienie

Po wciśnięciu powyższego przycisku zostaniesz przekierowany do elektronicznej wersji formularza. Formularz po jego wypełnieniu i naciśnięciu przycisku „Wyślij zgłoszenie” zostanie automatycznie przesłany na adres mailowy: zgloszenia-wewnetrzne@mswia.gov.pl.

Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego jest dostępny również do pobrania w wersji elektronicznej (edytowalnej). Wzór formularza można pobrać i wypełnić:

• w formie elektronicznej, a następnie wypełniony w tej wersji formularz – plik (załączony jako załącznik do e-maila) możesz wysłać na adres mailowy: zgloszenia-wewnetrzne@mswia.gov.pl;
• w wersji papierowej, a następnie wydrukować i w kopercie oznaczonej „Zgłoszenie wewnętrzne” wysłać na adres: Departament Kontroli MSWiA, ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa.

Zgłoszenie wewnętrzne o naruszeniu prawa możesz przekazać pisemnie w postaci papierowej – w kopercie oznaczonej „Zgłoszenie wewnętrzne”, na adres: Departament Kontroli MSWiA, ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa.

Do tego celu możesz wykorzystać wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego, o którym mowa powyżej lub możesz skonstruować zgłoszenie wewnętrzne o naruszeniu prawa w innej formie.

Zgłoszenie wewnętrzne o naruszeniu prawa możesz dokonać ustnie – za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej.

Wyjaśnienie

Po wybraniu ww. numeru telefonu usłyszysz poniższy komunikat:

„Witamy w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.
To jest linia telefoniczna przeznaczona do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistów. Zapewniamy poufność przekazanych nam informacji.
Informujemy, że rozmowa jest nagrywana. Wyrażenie zgody na nagrywanie, jest niezbędne do przyjęcia zgłoszenia telefonicznego.
Zgłoszenie niezawierające imienia i nazwiska sygnalisty oraz danych do kontaktu nie będzie rozpatrywane.
Administratorem danych osobowych sygnalisty jest Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (kod: 02-591) przy ul. Stefana Batorego 5.
Informacje dotyczące dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, w tym Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych oraz Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty znajdują się na stronie intranetowej i internetowej Ministerstwa w zakładce „Zgłoszenia wewnętrzne”.
Informujemy, że zgłoszenia można dokonać również pisemnie w postaci elektronicznej lub papierowej, a także ustnie – bezpośrednio na spotkaniu z upoważnionym pracownikiem. Szczegóły postępowania znajdują się w zakładce „Zgłoszenia wewnętrzne”.
W przypadku niewyrażenia zgody na nagrywanie, proszę się rozłączyć.”

Po odsłuchaniu powyższego komunikatu możesz dokonać zgłoszenia (wewnętrznego) o naruszeniu prawa. Jeżeli uznasz, że powiedziałeś już wszystko, co chciałeś powiedzieć zakończ rozmowę.

Zgłoszenie wewnętrzne o naruszeniu prawa możesz dokonać również ustnie – bezpośrednio na spotkaniu z upoważnionym pracownikiem DK lub pracownikami DK.

Zgodnie z § 3 ust. 3 Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, termin spotkania ustala się nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia takiego wniosku o spotkanie.

Wniosek w sprawie bezpośredniego spotkania możesz złożyć telefoniczne +48 (47) 728 77 98 lub na adres mailowy zgloszenia-wewnetrzne@mswia.gov.pl.

Zgodnie z § 3 ust. 4 ww. procedury zgłoszeń wewnętrznych, przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego podczas bezpośredniego spotkania, dokumentowane jest, za zgodą sygnalisty, w formie protokołu spotkania, którego wzór jest określony w załącznik nr 4 do procedury zgłoszeń wewnętrznych. W takim przypadku sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

Zgodnie z § 7 Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zgłoszenia wewnętrzne niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu do kontaktu zwane „zgłoszeniami anonimowymi”, pozostawia się bez rozpoznania.

• Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 13 RODO dla sygnalisty
• Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 14 RODO dla osoby, której dotyczy zgłoszenie o naruszeniu prawa
• Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 14 RODO dla osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub dla osoby powiązanej z sygnalistą

Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej przygotowało i udostępniło na swojej stronie internetowej zestaw materiałów zawierających najważniejsze informacje na temat ochrony sygnalistów.

https://www.gov.pl/web/rodzina/ochrona-sygnalistow

Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała broszurę skierowaną do osób i instytucji zainteresowanych przepisami regulującymi status sygnalistów. W broszurze zawarto następujące informacje: kto może być sygnalistą i co może zgłosić, jak i gdzie zgłaszać naruszenia prawa, od kiedy sygnaliście przysługuje ochrona, czy zgłoszenie zwalnia od odpowiedzialności karnej oraz jakie działania odwetowe są zakazane.
https://www.pip.gov.pl/files/126/Dla-pracownikow/1056/Sygnalisciprawaiobowiazki.pdf

Zachęcamy do lektury!

Zgodnie z § 11 ust. 1 Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, sygnalista może w każdym przypadku dokonać zgłoszenia zewnętrznego, o którym mowa w Rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Zgodnie z § 11 ust. 2 ww. procedury zgłoszeń wewnętrznych, sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Sposób procedowania zgłoszeń zewnętrznych przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organy publiczne określa ustawa oraz procedury ustanowione przez te organy (§ 11 ust. 3 ww. procedury).

Uwaga: Zgodnie z § 2 zarządzenia nr 32 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 września 2024 r. w sprawie Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji § 11 załącznika do zarządzenia wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.