W Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji [od 25 września 2024 r.] prowadzenie spraw wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – zgodnie z § 18 pkt 12 Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 27 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2023 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 40, z późn. zm.) – należy do zakresu działania Departamentu Kontroli (dalej również „DK”).

Zasady i tryb przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej „Ministerstwem”, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, zwanej dalej „ustawą”, w tym:

• komórkę organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych;
• sposoby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i ich rejestrację;
• weryfikację zgłoszeń zewnętrznych i podejmowanie działań następczych;
• obowiązek sprawozdawczy dotyczący zgłoszeń zewnętrznych

określa procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych” – wprowadzona zarządzeniem nr 67 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji (zwana dalej „zarządzeniem Ministra” lub „zarządzeniem”), na podstawie art. 33 ww. ustawy.

Zgodnie z § 2 ust. 1 zarządzenia Ministra za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych, włączając w to wstępną weryfikację tych zgłoszeń, dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, odpowiedzialny jest Departament Kontroli Ministerstwa.

Kierownictwo DK i pracownicy DK wyznaczeni do wykonywania obowiązków określonych w § 2 ust. 1 zarządzenia Ministra działają na podstawie pisemnych upoważnień wydanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji zwanego dalej „Ministrem” [patrz § 2 ust. 3 zarządzenia Ministra].

Kierownictwo DK i pracownicy DK, o których mowa w § 2 ust. 3 zarządzenia Ministra, mogą być dopuszczeni do wykonywania obowiązków określonych w ust. 1 wyłącznie po uzyskaniu pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych [patrz § 2 ust. 4 zarządzenia Ministra].

Zgodnie z § 2 ust. 5 zarządzenia Ministra Kierownictwo DK i pracownicy DK, o których mowa w ust. 3, obowiązani są do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali pracę w Ministerstwie.

W przypadku zgłoszeń zewnętrznych dotyczących kierownictwa DK lub pracowników DK działania następcze – zgodnie z § 2 ust. 8 zarządzenia Ministra – podejmują wyznaczeni pracownicy Biura Kadr, Szkolenia i Organizacji Ministerstwa na podstawie pisemnych upoważnień wydanych przez Ministra oraz pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Przepisy ust. 5 oraz rozdziału 5 stosuje się odpowiednio.

Uwaga:  Należy mieć na uwadze, że zgłoszenia zewnętrzne oraz działania następcze dotyczące naruszeń prawa w zakresie realizowanych przez Ministerstwo programów finansowanych ze środków UE są przyjmowane i prowadzone przez komórkę organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialną za realizację tych programów, zgodnie z określonymi w tych programach procedurami dotyczącymi zgłaszania naruszeń prawa, jeżeli programy te określają procedury dotyczące zgłaszania naruszeń prawa [patrz § 3 zarządzenia Ministra].

Jak można zgłosić naruszenie prawa?

Sposoby dokonania zgłoszenia wewnętrznego

• pisemnie w postaci elektronicznej za pomocą Formularza zgłoszenia wewnętrznego 
• pisemnie w postaci papierowej
• ustnie – linia telefoniczna
• ustnie na spotkaniu 

Zgodnie z § 4 ust. 1 Procedury zgłoszeń zewnętrznych, zgłoszenia zewnętrzne przyjmuje się przez następujące kanały:
1)    pisemnie w postaci elektronicznej – za pomocą formularza zamieszczonego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa, którego wzór jest określony w załączniku nr 2 do zarządzenia;
2)    pisemnie w postaci papierowej – w kopercie oznaczonej „Zgłoszenie zewnętrzne” na adres: Departament Kontroli MSWiA, ul. Batorego 5, 02 591 Warszawa;
3)    ustnie – za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej, na numer wskazany na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa;
4)    ustnie – bezpośrednio na spotkaniu z upoważnionym pracownikiem lub pracownikami DK zorganizowanym w związku ze zgłoszonym uprzednio wnioskiem sygnalisty.

Zgłoszenie zewnętrzne – za pomocą Formularza zgłoszenia zewnętrznego

 

Wyjaśnienie

Po kliknięciu w powyższy link w ramce zostaniesz przekierowany do elektronicznej wersji formularza. Formularz po jego wypełnieniu i naciśnięciu przycisku „Wyślij zgłoszenie” zostanie automatycznie przesłany na adres mailowy: zgloszenia-zewnetrzne@mswia.gov.pl.

Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego jest dostępny również do pobrania w wersji elektronicznej (edytowalnej). Wzór formularza można pobrać i wypełnić:

• w formie elektronicznej, a następnie wypełniony w tej wersji formularz – plik (załączony jako załącznik do e-maila) możesz wysłać na adres mailowy: zgloszenia-zewnetrzne@mswia.gov.pl;
• w wersji papierowej, a następnie wydrukować i w kopercie oznaczonej „Zgłoszenie zewnętrzne” wysłać na adres: Departament Kontroli MSWiA, ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa.

Zgłoszenie zewnętrzne – pisemnie w postaci papierowej

Zgłoszenie zewnętrzne o naruszeniu prawa możesz przekazać pisemnie w postaci papierowej – w kopercie oznaczonej „Zgłoszenie zewnętrzne”, na adres: Departament Kontroli MSWiA, ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa.
Do tego celu możesz wykorzystać wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego, o którym mowa powyżej lub możesz skonstruować zgłoszenie zewnętrzne o naruszeniu prawa w innej formie.

Zgłoszenie zewnętrzne – ustnie (za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej)

Zgłoszenie zewnętrzne o naruszeniu prawa możesz dokonać ustnie – za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej.

Numer telefonu dedykowany dla zgłoszeń ZEWNĘTRZNYCH to:

+48 (47) 728 77 99

Wyjaśnienie

Po wybraniu ww. numeru telefonu usłyszysz poniższy komunikat:

Witamy w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. To jest linia telefoniczna przeznaczona do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przez sygnalistów. Zapewniamy poufność przekazanych nam informacji. Informujemy, że rozmowa jest nagrywana. Wyrażenie zgody na nagrywanie, jest niezbędne do przyjęcia zgłoszenia telefonicznego. Zgłoszenie niezawierające imienia i nazwiska sygnalisty oraz danych do kontaktu nie będzie rozpatrywane. Administratorem danych osobowych sygnalisty jest Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (kod: 02-591) przy ul. Stefana Batorego 5. Informacje dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, w tym Procedura dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa w zakładce „Zgłoszenia zewnętrzne”. Informujemy, że zgłoszenia można dokonać również pisemnie w postaci elektronicznej lub papierowej, a także ustnie – bezpośrednio na spotkaniu z upoważnionym pracownikiem. Szczegóły postępowania znajdują się w zakładce „Zgłoszenia zewnętrzne”. W przypadku niewyrażenia zgody na nagrywanie, proszę się rozłączyć

Po odsłuchaniu powyższego komunikatu możesz dokonać zgłoszenia (zewnętrznego) o naruszeniu prawa. Jeżeli uznasz, że powiedziałeś już wszystko, co chciałeś powiedzieć zakończ rozmowę.

Zgłoszenie zewnętrzne – ustnie (bezpośrednio na spotkaniu)

Zgłoszenie zewnętrzne o naruszeniu prawa możesz dokonać również ustnie – bezpośrednio na spotkaniu z upoważnionymi pracownikami DK.

Zgodnie z § 4 ust. 5 zarządzenia Ministra, termin spotkania ustala się nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia przez sygnalistę wniosku o spotkanie.

Wniosek w sprawie bezpośredniego spotkania można złożyć telefoniczne +48 (47) 728 77 99 lub na adres mailowy zgloszenia-zewnetrzne@mswia.gov.pl.

Zgodnie z § 4 ust. 6 zarządzenia Ministra, przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego podczas bezpośredniego spotkania, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, za zgodą sygnalisty jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do zarządzenia. W takim przypadku sygnalista może dokonać sprawdzenia, wprowadzenia ewentualnych poprawek do protokołu spotkania przed jego podpisaniem.

Dodatkowa informacja

Zgodnie z § 7 zarządzenia Ministra, zgłoszenia zewnętrzne niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu do kontaktu, pozostawia się bez rozpatrzenia jako zgłoszenia anonimowe.

UWAGA 
Zgłoszenia wewnętrzne niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu do kontaktu (zgłoszenia anonimowe) pozostawia się bez rozpoznania

Kto to jest sygnalista?

Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 4 ust. 1 i 2 określa przykładowe kategorie zawodowe, których dotyczy kontekst związany z pracą. Należą do nich w szczególności:

• pracownik (były pracownik)
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
• stażysta, wolontariusz, praktykant
• kandydat do pracy
• funkcjonariusz, żołnierz
• usługodawca

Co to jest naruszenie prawa?

Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

Informacja o naruszeniu prawa

• uzasadnione podejrzenie naruszenia prawa 
• próba ukrycia naruszenia prawa 
• zaistniałe lub potencjalne naruszenie prawa
• naruszenie prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie 

Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 3 ust. 1 zawiera zamknięty katalog obszarów, których może dotyczyć naruszenie prawa, należą do nich m.in.: korupcja, zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu, zdrowie publiczne, ochrona prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, interesy finansowe Skarbu Państwa RP, konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych, obejmuje zakres przedmiotowy i podmiotowy zgłoszeń zewnętrznych określony odpowiednio art. 3 ust. 1 i art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów [patrz § 1 ust. 2 zarządzenia Ministra].

Wyłączenia 

Ustawa nie ma zastosowania do informacji objętych: 

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych
• tajemnicą narady sędziowskiej
• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności

Kiedy sygnalista jest objęty ochroną?

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.    

Warunki ochrony sygnalisty

• naruszenie prawa w dziedzinach objętych ustawą
• dobra wiara
• kontekst związany z pracą
• tryb zgłoszenia zewnętrznego

Naruszenie prawa w dziedzinach objętych ustawa – to co może być przedmiotem zgłoszenia określa ustawa o ochronie sygnalistów w art. 3.

Dobra wiara – stanowi domniemanie, że osoba dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest  przekonana o prawdziwości przekazywanych treści  w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że przekazane treści stanowią informację o naruszeniu prawa w chwili dokonywania zgłoszenia.

Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Tryb zgłoszenia zewnętrznego – zgłoszenie powinno nastąpić w trybie określonym w ustawie o ochronie sygnalistów. Ustawa określa trzy takie tryby tj. zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. Zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz kanały do ich przekazywania zostały określone w § 4 ust. 1 zarządzenia Ministra.
 

Uwaga:  Należy mieć na uwadze, że w MSWiA będą rozpatrywane – po wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego – tylko te zgłoszenia, które są informacją o naruszeniu prawa i dotyczą spraw pozostających w zakresie właściwości Ministra [patrz § 6 ust. 1 i 2 zarządzenia Ministra].

Przed czym sygnalista jest chroniony?

Formy ochrony

Ochrona tożsamości – dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom.

Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście. Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 12 wymienia przykładowe działania odwetowe, które nie mogą być podejmowane wobec sygnalisty i należą do nich między innymi: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wysokości wynagrodzenia, przeniesienie na niższe stanowisko pracy, mobbing, czy dyskryminacja.

WAŻNE – obowiązuje w tym zakresie odwrócony ciężar dowodu (to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, nie jest działaniem odwetowym).

Dodatkowe informacje

Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej przygotowało i udostępniło na swojej stronie internetowej zestaw materiałów zawierających najważniejsze informacje na temat ochrony sygnalistów.

https://www.gov.pl/web/rodzina/ochrona-sygnalistow

Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała broszurę skierowaną do osób i instytucji zainteresowanych przepisami regulującymi status sygnalistów. W broszurze zawarto następujące informacje: kto może być sygnalistą i co może zgłosić, jak i gdzie zgłaszać naruszenia prawa, od kiedy sygnaliście przysługuje ochrona, czy zgłoszenie zwalnia od odpowiedzialności karnej oraz jakie działania odwetowe są zakazane.

https://www.pip.gov.pl/files/126/Dla-pracownikow/1056/Sygnalisciprawaiobowiazki.pdf

Zachęcamy do lektury!

Jak wygląda procedura postępowania ze zgłoszeniem?

Po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się wstępnej weryfikacji, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa dotyczącego spraw pozostających w zakresie właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne jest informacją o naruszeniu prawa i dotyczy spraw pozostających w zakresie właściwości Ministra, Spraw Wewnętrznych i Administracji, zgłoszenie to podlega zarejestrowaniu i rozpatrzeniu.

W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne jest informacją o naruszeniu prawa, która nie dotyczy spraw pozostających w zakresie właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zgłoszenie to przekazuje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, oraz informuje się o tym sygnalistę. W uzasadnionych przypadkach przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje nie później niż w terminie 30 dni od dnia dokonania tego zgłoszenia.

 Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne nie jest informacją o naruszeniu prawa, informuje się o tym sygnalistę w terminie 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia zewnętrznego podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji.

Informację o przejęciu zgłoszenia zewnętrznego przekazuje się sygnaliście w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informacje.

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego przyjętego do rozpatrzenia, podejmuje się działania następcze. W ramach działań następczych wszczyna się postępowanie wyjaśniające, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym. 

Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez osoby upoważnione, z zachowaniem zasad bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu. 

W celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego osoby upoważnione mogą występować do sygnalisty o udzielenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji; mogą również występować do komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych celem uzyskania informacji lub zapoznania się z wszelkimi dokumentami niezbędnymi do wyjaśnienia sprawy i ochrony sygnalisty. 

Nie podejmuje się działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego dokonanego przez tego samego sygnalistę lub innego sygnalistę, nie zawarto istotnych nowych informacji o naruszeniu prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. W takim przypadku informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie. Przekazanie informacji następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informacje. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

WAŻNE!
Zgłoszenia zewnętrzne niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu do kontaktu, pozostawia się bez rozpatrzenia jako zgłoszenia anonimowe

Więcej informacji dotyczących trybu postępowania w MSWiA – mającego zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego – patrz zarządzenie Ministra.

Zgodnie z art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w przypadku informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Zgodnie z § 10 ust. 1 zarządzenia Ministra Dyrektor DK przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy.
Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa [patrz § 10 ust. 2 zarządzenia Ministra].

Zgodnie z § 2 ust. 2 zarządzenia Ministra Departament Kontroli Ministerstwa zapewnia bezstronne, obiektywne i rzetelne wykonywanie obowiązków określonych w § 2 ust. 1 ww. zarządzenia, z poszanowaniem praw sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu.

Przy procedowaniu zgłoszeń zewnętrznych podejmowane są środki [patrz § 2 ust. 6 zarządzenia Ministra]:
1)    uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem zewnętrznym nieupoważnionym osobom;
2)    zapewniające ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu.

Ochrona poufności, o której mowa w § 2 ust. 6 pkt 2 zarządzenia Ministra, obejmuje informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takiej osoby [patrz § 2 ust. 7 zarządzenia Ministra].

Należy mieć na uwadze, że zadania dotyczące realizacji zadań w przedmiotowym zakresie realizowane są przez bardzo wąski krąg upoważnionych osób, zobowiązanych do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali pracę w Ministerstwie [patrz § 2 ust. 5, 8, 9 i 10, § 4 ust. 7, § 5 ust. 1 i 2 oraz § 8 ust. 6 pkt 2 zarządzenia Ministra].

Zasady poufności i zasady przetwarzania danych osobowych są określone w załączniku nr 1 do ww. zarządzenia [patrz § 2 ust. 7 zarządzenia Ministra].

Zgodnie z § 2 ust. 7 zarządzenia Ministra Zasady poufności i zasady przetwarzania danych osobowych są określone w załączniku nr 1 do ww. zarządzenia.
Po uzyskaniu zgłoszenia dane osobowe przetwarza się zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (zwanego dalej w skrócie RODO)¹ [patrz punkt I pn. Zasady ogólne załącznika nr 1 do zarządzenia Ministra].

¹ W szczególności zgodnie z zasadą zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a RODO) oraz zasady minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c RODO), w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia i podjęcia ewentualnych działań następczych.

Środkami zapewniającymi poufność i ochronę danych osobowych są w szczególności środki organizacyjne i techniczne, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniające ochronę danych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, w oparciu o zasady wnikające z Polityki Ochrony Danych Osobowych obowiązującej w Ministerstwie [patrz punkt II.1 załącznika nr 1 do zarządzenia Ministra].

Dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniu, o ile zostaną ujawnione, następuje wyłącznie osobom pisemnie upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. Osoby te zostały także zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach powierzonych zadań związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych, tj. przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych [patrz punkt II.2 załącznika nr 1 do zarządzenia Ministra].

Klauzule informacyjne dla sygnalisty, dla osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz dla osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub dla osoby powiązanej z sygnalistą, są określone w odpowiednio w pkt VI – VIII ww. Zasad [patrz punkt II.3 załącznika nr 1 do zarządzenia Ministra].

Dane osobowe sygnalisty są poufne [patrz punkt III.1 załącznika nr 1 do zarządzenia Ministra].

Dane osobowe sygnalisty mogą być ujawnione wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa [patrz punkt III.2 załącznika nr 1 do zarządzenia Ministra].

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe będą usuwane, a dokumenty związane ze zgłoszeniem – niszczone, z zastrzeżeniem określonym w art. 8 ust. 10 ustawy o ochronie sygnalistów.

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów działanie następcze – to działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Sposób przeprowadzania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji został określony w rozdziale 5 zarządzenia Ministra pn. Działania następcze.

Zgodnie z § 8 ust. 1 zarządzenia Ministra w przypadku zgłoszenia zewnętrznego przyjętego do rozpatrzenia, podejmuje się działania następcze.

W ramach działań następczych wszczyna się postępowanie wyjaśniające, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym [patrz § 8 ust. 2 zarządzenia Ministra].

Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest z zachowaniem zasad bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu [patrz § 8 ust. 3 zarządzenia Ministra].

Zgodnie z § 8 ust. 6 zarządzenia Ministra w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego upoważniony pracownik DK lub powołany zespół może:
1)    występować do sygnalisty o udzielenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji;
2)    występować do komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych celem uzyskania informacji lub zapoznania się z wszelkimi dokumentami niezbędnymi do wyjaśnienia sprawy i ochrony sygnalisty. W przypadku przekazywania informacji lub dokumentów pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organy i kierownicy jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych obowiązani są do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali pracę lub pełnili służbę;
3)    dokonywać innych czynności niezbędnych do wyjaśnienia sprawy.

Uwaga:   Nie podejmuje się działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego dokonanego przez tego samego sygnalistę lub innego sygnalistę, nie zawarto istotnych nowych informacji o naruszeniu prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym, o czym informuje się sygnalistę, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informacje [patrz § 8 ust. 7 zarządzenia Ministra]. W przypadku kolejnego zgłoszenia zewnętrznego, o którym mowa w § 8 ust. 7 zarządzenia Ministra, zgłoszenie to pozostawia się bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty [patrz § 8 ust. 8 zarządzenia Ministra].

Zgodnie z § 9 ust. 1 zarządzenia Ministra postępowanie wyjaśniające każdorazowo kończy się sporządzeniem sprawozdania przez pracownika DK lub zespół, o którym mowa w § 8 ust. 4 zarządzenia, które przedstawia się do akceptacji Dyrektora DK.

W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dokonane przez sygnalistę w wyniku prowadzonego postępowania wyjaśniającego zostało potwierdzone, sprawozdanie zawiera w szczególności [patrz § 9 ust. 2 zarządzenia Ministra]:
1)    informację dotyczącą naruszenia prawa;
2)    opis dokonanych ustaleń w zakresie stanu faktycznego i prawnego;
3)    wskazanie osób odpowiedzialnych na naruszenie prawa;
4)    rekomendacje działań naprawczych;
5)    rekomendacje działań profilaktycznych.

Zgodnie z § 9 ust. 3 zarządzenia Ministra w przypadku określonym w § 9 ust. 2 zarządzenia Dyrektor DK może zarekomendować również wszczęcie kontroli, złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa, złożenie zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych lub do Rzecznika Dyscyplinarnego Ministerstwa.

Uwaga:  W przypadku gdy w wyniku prowadzonego postępowania wyjaśniającego ustalono, że nie doszło do naruszenia prawa, zgłoszenie zewnętrzne jest w oczywisty sposób niewiarygodne lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do wyjaśnienia sprawy, sprawozdanie z postępowania wyjaśniającego zawiera opis dokonanych ustaleń wraz z wnioskiem o zakończenie postępowania [patrz § 9 ust. 4 zarządzenia Ministra].

 

Uwaga:  Dyrektor DK przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy [patrz § 10 ust. 1 zarządzenia Ministra]. Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa [patrz § 10 ust. 2 zarządzenia Ministra].

Zgodnie z art. 11 ustawy o ochronie sygnalistów: Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

Zgodnie z art. 12. ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1)     odmowie nawiązania stosunku pracy;
2)     wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3)     niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4)     obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5)     wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6)     pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7)     przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8)     zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9)     przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10)     niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11)     negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12)     nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13)     przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14)     mobbingu;
15)     dyskryminacji;
16)     niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17)     wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18)     nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19)     działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20)     spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21)     wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w art. 12 ust. 1 [patrz art. 12 ust. 2 ww. ustawy].
 

Uwaga:  To na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w art. 12 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie sygnalistów, nie jest działaniem odwetowym [patrz art. 12 ust. 3 ww. ustawy].

Należy mieć na uwadze, że jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis art. 12 ustawy o ochronie sygnalistów stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania [patrz art. 13 ust. 1 ww. ustawy].

Zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
1)     wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2)     nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Uwaga:  Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia [patrz art. 14 ustawy o ochronie sygnalistów].

Informacja dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Uprzejmie informujemy, że osoby rozważające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego mogą uzyskać porady (wsparcie) od Rzecznika Praw Obywatelskich w trybie art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie sygnalistów.

Zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy Rzecznik Praw Obywatelskich udziela sygnalistom, osobom, o których mowa w art. 21 ustawy (tj. osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz osobom powiązanym z sygnalistą), oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, porad w zakresie, o którym mowa w art. 31 ust. 1 pkt 4 ustawy.

Rzecznik Praw Obywatelskich zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej [patrz art. 31 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów].

Osoby rozważające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego mogą również uzyskać wsparcie w trybie art. 41 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1534). Przepis ten stanowi bowiem, że nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie przysługują osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca o ochronie sygnalistów.

Zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów:

• dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5¹, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą [patrz art. 16 ust. 1 ww. ustawy];
• w przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania [patrz art. 16 ust. 2 ww. ustawy];
• uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego [patrz art. 16 ust. 3 ww. ustawy].

¹ Art. 5. 1. Ustawy nie stosuje się do informacji objętych:
1)     przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
2)     tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
3)     tajemnicą narady sędziowskiej;
4)     postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Art. 5. 2. Ustawy nie stosuje się do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Art. 5. 3. Przepisów rozdziału 5 nie stosuje się do naruszeń prawa bezpośrednio związanych z realizacją przez służby specjalne, o których mowa w art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2024 r. poz. 812), ustawowych zadań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa narodowego.

Art. 5. 4. Organem publicznym właściwym do przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszenia prawa przez służby specjalne, o których mowa w art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, oraz realizacji zadań, o których mowa w rozdziale 4, jest Prezes Rady Ministrów albo Minister – Koordynator Służb Specjalnych, w przypadku jego powołania.

Zachęcamy Państwa do korzystania z procedur zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących w organie publicznym (tj. naczelnym i centralnym organie administracji rządowej, terenowym organie administracji rządowej, organach jednostek samorządu terytorialnego, innych organach państwowych oraz innych podmiotach wykonujących z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwych do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów), w którym Państwo uzyskali informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Zwłaszcza w przypadku, gdy – w Państwa ocenie – naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego i uważacie Państwo, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Za takim sposobem procedowania przemawia przede wszystkim skuteczność i szybkość działania – chodzi bowiem o to, aby odpowiednie informacje docierały szybko do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania.

Jeżeli zdecydują się Państwo, na dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji uprzejmie prosimy o przekazywanie informacji o naruszeniach prawa, które dotyczą spraw pozostających w zakresie właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Organem właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych jest również Rzecznik Praw Obywatelskich.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa

informacyjna linia obywatelska - tel.: 800 676 676
tel. centrali: (22) 55 17 700
fax: (22) 827 64 53

biurorzecznika@brpo.gov.pl
e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP

Przydatne linki:
Rzecznik Praw Obywatelskich: https://bip.brpo.gov.pl/pl