Przekazanie Inspektorowi Nadzoru Wewnętrznego zgłoszenia zewnętrznego możliwe jest pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej, na podane poniżej adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej albo przy wykorzystaniu formularza elektronicznego.

Adres do korespondencji:
Inspektor Nadzoru Wewnętrznego,
ul. Stefana Batorego 5, 
02-591 Warszawa

Adres poczty elektronicznej: zgloszenie.zewnetrzne.inw@mswia.gov.pl

Przekazanie Inspektorowi Nadzoru Wewnętrznego zgłoszenia zewnętrznego możliwe jest również ustnie za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej o numerze +48 47 728 77 96 oraz podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku przez Inspektora Nadzoru Wewnętrznego.

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy o sygnalistach od chwili dokonania zgłoszenia zewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem takiego zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa w zakresie określonym w art. 3 tej ustawy.

Momentem dokonywania zgłoszenia zewnętrznego będzie m.in. nadanie przesyłki pocztowej rejestrowanej w urzędzie pocztowym, wysłanie zgłoszenia zewnętrznego przy wykorzystaniu dedykowanego formularza elektronicznego, czy też przesłanie korespondencji elektronicznej na dedykowaną zgłoszeniom zewnętrznym skrzynkę poczty elektronicznej.

Zgłoszenie dokonywane przez sygnalistę musi pozostawać w kontekście związanym z pracą, przez co należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Inspektora Nadzoru Wewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Inspektora Nadzoru Wewnętrznego, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Inspektora Nadzoru Wewnętrznego przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym sygnalistę. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa odstępuje się od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, informując sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając jednocześnie ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu Inspektora Nadzoru Wewnętrznego - rozpatruje się zgłoszenie zewnętrzne.

W ramach rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego podejmuje się, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze, a następnie przekazuje sygnaliście informację zwrotną. Inspektor Nadzoru Wewnętrznego informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Inspektor Nadzoru Wewnętrznego może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Informuje wówczas sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Inspektor Nadzoru Wewnętrznego może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Inspektor Nadzoru Wewnętrznego przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Inspektor Nadzoru Wewnętrznego ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
 

Inspektor Nadzoru Wewnętrznego ustalił procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przekazanych Inspektorowi Nadzoru Wewnętrznego oraz podejmowania działań następczych 
w Biurze Nadzoru Wewnętrznego. 

Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazywaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych przez Inspektora Nadzoru Wewnętrznego działań następczych 
i powodów takich działań.

Inspektor Nadzoru Wewnętrznego przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach - w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego - po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy. Sygnalistę informuje się także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

W celu skutecznego przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
 

Ustalona procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z ich przyjmowaniem przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem zewnętrznym nieupoważnionym osobom, a także zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności tożsamości tych osób dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Kanały komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Inspektora Nadzoru Wewnętrznego i zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nie-upoważnionych. 

Inspektor Nadzoru Wewnętrznego upoważnił spośród pracowników Biura Nadzoru Wewnętrznego osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, a także przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych. Pracownicy ci są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. 
 

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

W przypadku, gdy ujawnienie danych osobowych sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego Inspektor Nadzoru Wewnętrznego przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia tego zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. ), zwanego dalej „rozporządzeniem RODO”, nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie. 

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez Inspektora Nadzoru Wewnętrznego przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Inspektor Nadzoru Wewnętrznego usuwa dane osobowe związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania, za wyjątkiem sytuacji gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Inspektor Nadzoru Wewnętrznego jest administratorem w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez ten organ, jak też administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, obejmującym m.in. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób. Dane osobowe zawarte w tym rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

W ramach rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego Inspektor Nadzoru Wewnętrznego podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze, czyli działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Działania następcze podejmowane będą w zakresie właściwości Inspektora Nadzoru Wewnętrznego określonej przepisami ustawy ustawą z dnia 21 czerwca 1996 r. o szczególnych formach sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 309 i 1222), z uwzględnieniem przepisów odrębnych.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. 

Działania odwetowe mogą polegać w szczególności na odmowie nawiązania stosunku pracy, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu, pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń, przeniesieniu na niższe stanowisko pracy, zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy, przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu, mobbingu, dyskryminacji, niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu, a także wypowiedzeniu umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.

Za działania odwetowe uważa się także próbę lub groźbę zastosowania wymienionego środka.

Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania. 

Nie można zrzec się praw związanych z ochroną sygnalisty, ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji. 

Postanowienia aktów prawnych, takich jak układy zbiorowe pracy, porozumienia zbiorowe oraz regulaminy i statuty określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.

Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne. 

Przepisy o ochronie sygnalisty stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą oraz do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej.

Zgodnie z przepisami ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa 
w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Tego rodzaju pomoc i poradnictwo udzielane są w punktach dostępnych dla mieszkańców danego powiatu. Listę punktów, w których udzielana jest nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie sporządza i aktualizuje starosta. 

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o sygnalistach¹, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie zewnętrzne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego takiej odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o jego umorzenie.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

__________________________

¹ Zgodnie z art. 5 ustawy o sygnalistach, ustawy tej nie stosuje się m.in. do informacji objętych: przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych, tajemnicą narady sędziowskiej, a także postępowaniem karnym w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
 

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego warto jednak rozważyć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego istnieje szansa na szybsze wyeliminowanie naruszenia prawa, a podmiot w którym doszło do tego naruszenia będzie mógł sprawniej działać, aby zapobiegać pojawianiu się podobnych nieprawidłowości w przyszłości.
 

Organem właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych jest również Rzecznik Praw Obywatelskich.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa

informacyjna linia obywatelska - tel.: 800 676 676
tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

biurorzecznika@brpo.gov.pl

e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP