Rekomendacje

Ważnym elementem badania „Diagnoza poziomu kultury uczciwości w służbie cywilnej” są rekomendacje konkretnych działań z zakresu szeroko rozumianej etyki i uczciwości. Mając na uwadze funkcje i kompetencje podmiotów tworzących i wpływających na sposób funkcjonowania polskiej służby cywilnej, firma badawcza kieruje je osobno do szefa służby cywilnej oraz do dyrektorów generalnych/kierowników urzędów. Zdaniem wykonawcy badania to realizacja tych rekomendacji ma przyczyniać się do stałego wzmacniania kultury opartej na wartościach w korpusie.

Rekomendacje kierowane do dyrektorów generalnych/ kierowników urzędów

Potrzebne jest wzmacnianie zaangażowania dyrektorów generalnych/ kierowników urzędów w promowanie właściwych postaw wśród pracowników, w tym w szczególności reagowanie na zjawiska niepożądane. Ich postawa i modelowe zachowanie pozostaje kluczowe.
Ważnym elementem wymagającym wzmocnienia przy stosowaniu narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi (np. przy nagradzaniu, okresowej ocenie) jest uwzględnianie kwestii przestrzegania zasad służby cywilnej (bądź braku ich przestrzegania) przez członków korpusu pracujących w urzędzie. Stanowi to jeden ze sposobów aktywnej promocji odpowiedniej postawy etycznej.
Należy rozwijać kreatywne, atrakcyjne dla odbiorców formy przekazywania i promocji zasad wśród pracowników urzędu
Rekomendowanym działaniem jest organizowanie szkoleń w formach warsztatowych, na których omawiane są konkretne przykłady sytuacji, wspólnie, grupowo rozwiązywane są pewne kazusy nawiązujące do rzeczywistych sytuacji, z jakimi mogą spotykać się pracownicy urzędu.
Szczególnie ważne pozostaje wzmacnianie wiedzy pracowników z zakresu rozpoznawania zjawiska mobbingu, który wiąże się z największymi wątpliwościami po stronie członków korpusu. Sugeruje się zatem, by większy nacisk w planowanych działaniach szkoleniowych położyć na wyjaśnianie kwestii związanych z występowaniem zjawiska mobbingu w miejscu pracy.
W obszarze potrzeb szkoleniowych z zakresu etyki i zasad służby cywilnej, szczególnie rekomendowane jest wzmocnienie działań w urzędach powiatowej administracji zespolonej, a także innych urzędach, zatrudniających małą liczbę członków korpusu. Badania wskazują, że w ich strukturach w najmniejszym stopniu stosowane jest zalecenie szefa służby cywilnej o szkoleniach raz na 3 lata.
Mimo uniwersalności zasad, kierownictwo urzędu powinno dostosowywać przekazywane treści dotyczące interpretacji zasad i wytycznych, innych materiałów ułatwiających ich zrozumienie, do specyfiki pracy swojej organizacji
Rekomenduje się, by dyrektorzy generalni oraz kierownicy urzędów kładli większy nacisk na rozpowszechnianie zagadnień związanych z zachowaniem członków korpusu służby cywilnej w sieci, w społecznościach internetowych. Należy popracować nad zwiększeniem skuteczności wdrażania zaleceń w tym obszarze na szczeblu dyrektorów generalnych/kierowników urzędów, promocji zapisów wśród pracowników czy też uwzględnienia tych zagadnień w regulacjach wewnętrznych (np. w regulaminach pracy urzędu).
Konieczne jest zapewnianie dostępności doradcy ds. etyki lub innej osoby pełniącej podobną funkcję, dla pracowników urzędu. W organizacjach, w których funkcjonuje już wsparcie takiej osoby, należy wzmacniać działania informujące i promujące możliwość przeprowadzenia z nią konsultacji na temat sytuacji etycznie wątpliwych. Badanie wykazało, że bardzo duża część członków korpusu nie wie nawet, czy mają oni się do kogo zwrócić w takich kwestiach.
Rekomenduje się, by kadra kierownicza urzędów kontynuowała wzmacnianie kompetencji miękkich, które stanowią ważne narzędzie w kwestii prezentowania odpowiednich wartości i postaw wśród pracowników organizacji, a także w sytuacjach wymagających właściwego rozwiązywania konfliktów w zespole.
Proponuje się organizację akcji promocyjnych na poziomie lokalnym (np. dni otwarte urzędu), które wspomogłyby budowę pozytywnego wizerunku służby cywilnej wśród społeczeństwa – przede wszystkim poprzez komunikację wartości, którymi kieruje się służba cywilna, a także otwartości urzędów względem obywatela oraz wzmacnianie transparentności, przejrzystości ich funkcjonowania.
Rekomendowane jest podejmowanie działań zmierzających do tworzenia platform wymiany wiedzy i informacji w ramach poszczególnych grup urzędów (przykładowo, poprzez utworzenie sieci współpracy w zakresie etyki i uczciwości dla poszczególnych „branż”, np. skupiających pracowników zajmujących się kwestiami etyki w administracji skarbowej w całym kraju, na wzór już działającego centralnie zespołu doradców ds. etyki).

Rekomendacje kierowane do Szefa Służby Cywilnej

Rekomenduje się wzmocniony nacisk w kontaktach z dyrektorami generalnymi/kierownikami urzędów na podkreślanie ich roli w całym procesie wzmacniania i promowania kultury uczciwości.
Należy rozwijać kreatywne, atrakcyjne dla odbiorców formy przekazywania i promocji zasad wśród członków korpusu. W szczególności zaś ważne jest, by upowszechniać ujednolicone przykłady materiałów promocyjnych, gotowe do wykorzystania przez dyrektorów generalnych i kierowników urzędów wśród swoich pracowników.
Należy wzmacniać w przekazach rozpowszechnianie zagadnień związanych z nieodpowiednim zachowaniem w sieci, a także ze zjawiskiem mobbingu w środowisku pracy. Szczególnie wskazane jest zalecanie organizacji szkoleń w formach warsztatowych, operujących przykładami występowania różnych sytuacji, z którymi stykają się członkowie korpusu.
Stworzenie i udostępnienie pewnych ogólnych, standardowych wzorów spisanych procedur związanych ze zjawiskami niepożądanymi w urzędach (konkretne, najważniejsze jak antymobbingowa, antydyskryminacyjna), które mogłyby zostać wykorzystane przez poszczególne jednostki do opracowania własnych wewnętrznych przepisów w oparciu o sprawdzone źródło i dostosowane do własnych potrzeb.
Należy rozbudować i w większym stopniu promować segment FAQ w zakładce „Etyka w urzędzie” w serwisie służby cywilnej. Jest to forma, względem której badani wykazali największe zainteresowanie - aktualizowana i uporządkowana według kategorii baza najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami, które rozwiewają wątpliwości odnośnie do stosowania się do zasad.
Oczekuje się, by w przekazach szefa służby cywilnej podkreślane były pozytywne przykłady zachowania członków służby cywilnej – w większym stopniu niż nawiązywanie do tematu etyki i uczciwości głównie przy okazji wystąpienia zjawisk niepożądanych.
Rekomendowana jest organizacja takich kampanii lub akcji promocyjnych, w których pokazuje się, z czym wiąże się praca w służbie cywilnej – wskazując na to, jak ważna jest to praca, odpowiedzialna, związana z wieloma zasadami, która jest tak naprawdę swojego rodzaju „służbą”, „misją”. Z jednej strony mogłoby to pomóc budować odpowiedni wizerunek służby cywilnej wśród społeczeństwa, wzmacniać szacunek do tej grupy, a z drugiej komunikować otwartość urzędów względem obywatela, wzmacniać transparentność, przejrzystość ich funkcjonowania. Jednocześnie takie akcje mogłyby wspomóc budowę poczucia przynależności samych członków korpusu do służby cywilnej, wzmocnić ich identyfikację z grupą, jej zasadami, kulturą organizacji.