Serwis Służby Cywilnej

Przeprowadzanie oceny okresowej w służbie cywilnej ma przede wszystkim na celu:

• podnoszenie efektywności i poprawę jakości pracy,
• doskonalenie sprawności organizacyjnej,
• przekazywanie pracownikowi informacji na temat oceny jego pracy,
• zwiększanie poziomu motywacji i pobudzanie zaangażowania,
• dostarczanie przełożonemu i kierownictwu informacji pozwalających podejmować racjonalne decyzje kadrowe,
• zdobywanie informacji nt. osiągnięć, wykorzystywanych umiejętności i potrzeb rozwojowych pracownika,
• sporządzenie wniosków dot. indywidualnego programu rozwoju zawodowego,
• uzyskanie dodatkowych informacji do opracowania planu szkoleń.

Tak. Okresami usprawiedliwionej nieobecności¹ są wszystkie okresy pozostawania w stosunku pracy i nieświadczenia pracy, które uznaje się za usprawiedliwione na mocy przepisów prawa². Zatem okolicznościami usprawiedliwiającymi nieobecność mogą być np.: urlop wypoczynkowy, urlop szkoleniowy, choroba, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, urlop wychowawczy.

1. Art. 35 ust. 4 oraz art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej.

2. Kodeks pracy, ustawa o służbie cywilnej, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, a także inne przepisy, na podstawie których niektóre kategorie pracowników korzystają z dodatkowych zwolnień od pracy.

Nie. Naruszenia przepisów podczas przeprowadzania oceny w służbie cywilnej (np. nieprzeprowadzenie rozmowy oceniającej, naruszenie terminów) nie powodują nieważności z mocy prawa oceny, przy sporządzaniu której doszło do tych nieprawidłowości.

Czynności, które wykonuje oceniający w trakcie przeprowadzania procesu oceniania są czynnościami z zakresu prawa pracy. W prawie pracy obowiązuje zaś zasada, że skutek prawny w postaci nieważności z mocy prawa występuje jedynie wówczas, gdy przepis prawa tak stanowi¹. Przepisy ustawy o służbie cywilnej nie przewidują nieważności czynności dokonanych z naruszeniem prawa przez oceniającego przeprowadzającego pierwszą ocenę lub ocenę okresową.

1. Na przykład art. 18 § 2 i 3, art. 1013, art. 292 Kodeksu pracy.

Tak. Nieprzestrzeganie przepisów w zakresie dokonywania pierwszej oceny oraz oceny okresowej może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych przez oceniającego i być podstawą do podjęcia przez pracodawcę różnych działań, w tym objęcia oceniającego odpowiedzialnością dyscyplinarną.

Przepisy ustawy o służbie cywilnej przewidują kompetencje Szefa Służby Cywilnej m.in. do czuwania nad przestrzeganiem zasad służby cywilnej i kierowania procesem zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej¹, lecz uprawnienia te nie obejmują wydawania wiążących poleceń w sprawach z zakresu prawa pracy należących do wyłącznej właściwości pracodawcy.

Nie jest zatem możliwe, aby Szef Służby Cywilnej wydał polecenie dyrektorowi generalnemu (kierownikowi) urzędu w sprawie dotyczącej wykonywania przez niego – w imieniu pracodawcy – czynności ze stosunku pracy wobec osób zatrudnionych w kierowanym przez niego urzędzie. Nie może więc nakazać np. uwzględnienia sprzeciwu od oceny okresowej, czy unieważnić taką ocenę.

1. Art. 15 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o służbie cywilnej.

Nie. Ocenie okresowej podlegają wyłącznie pracownicy służby cywilnej zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony oraz urzędnicy służby cywilnej¹. Osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej oraz pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas określony nie podlegają ocenie okresowej.

1. Art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej.

Zgodnie z przepisami ustawy ocenę okresową sporządza bezpośredni przełożony¹. Proces oceniania kończący się sporządzeniem oceny na piśmie należy do jego wyłącznej kompetencji.

1. Art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej.

Ocena okresowa dotyczy sposobu wykonywania przez ocenianego jego obowiązków wynikających z opisu zajmowanego stanowiska pracy¹.

1. Art. 81 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej.

Przepisy ustawy o służbie cywilnej wprowadzają sztywny termin na sporządzenie oceny okresowej. Co do zasady sporządza się ją co 24 miesiące¹, licząc od dnia zakończenia poprzedniej oceny okresowej lub od dnia zatrudnienia na czas nieokreślony.

Jednak przepisy ustawy regulują kwestie związane z możliwością sporządzenia oceny okresowej w terminie innym niż dwudziestoczteromiesięczny. Wskazują na konkretne okoliczności, których wystąpienie prowadzi do obligatoryjnej zmiany terminu oceny okresowej:

• w razie zmiany stanowiska pracy, wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków, pod warunkiem że od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy, a przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż 6 miesięcy²;
• w razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin 24 miesięczny ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności³;
• w sytuacji uzyskania negatywnej oceny okresowej oceniany podlega ponownej ocenie po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną⁴.

Przepisy ustawy dają także bezpośredniemu przełożonemu możliwość – nie obligując go do tego – podjęcia decyzji o zmianie terminu sporządzenia oceny okresowej⁵.

1. Art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej.

2. Art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej.

3. Art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej.

4. Art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej.

5. Art. 81 ust. 8 ustawy o służbie cywilnej.

Okres 24 miesięcy to czas od dnia sporządzenia jednej oceny okresowej do dnia sporządzenia kolejnej oceny. W przypadku sporządzania oceny okresowej po raz pierwszy termin ten należy liczyć od dnia zatrudnienia na czas nieokreślony.

Zatem przykładowo w przypadku sporządzenia oceny okresowej 4 kwietnia 2016 r. termin sporządzenia kolejnej oceny okresowej przypadnie na 4 kwietnia 2018 r.

Ustawa o służbie cywilnej nie zawiera regulacji dotyczących sposobu obliczania terminów ocen okresowych, ani terminów sprzeciwów od tych ocen. Dlatego w związku z art. 9 ust. 1 ustawy¹ oraz art. 300 Kodeksu pracy² terminy te oblicza się zgodnie z zasadami prawa cywilnego, które zostały określone w art. 110 i następnych Kodeksu cywilnego³.

1. Art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej.

2. Art. 300 Kodeksu pracy.

3. Art. 110-115 Kodeksu cywilnego.

Korekta błędnie wskazanego terminu oceny okresowej powinna nastąpić w takim samym trybie, jaki został przewidziany dla ustalenia terminu oceny: oceniający wpisuje do arkusza nowy termin oceny a oceniany potwierdza podpisem zapoznanie się z tym terminem.

Nieobecność w pracy ocenianego lub oceniającego nie stanowi sama w sobie prawnej przeszkody dla przeprowadzenia czynności niezbędnych do sporządzenia oceny ani dla samego sporządzenia oceny. Jednak dokonanie konkretnych czynności – w zależności od sytuacji – może wymagać zgody zarówno ocenianego, jak i oceniającego. Sporządzenie oceny w taki sposób może więc okazać się niemożliwe, np. ze względu na okoliczności nieobecności lub brak zgody ocenianego bądź oceniającego.

W sytuacji przedłużającej się nieobecności bezpośredniego przełożonego, która utrudnia przeprowadzenie oceny, ocenę taką powinien przeprowadzić np. pośredni przełożony, bądź osoba wykonująca zadania w jego zastępstwie. Jeśli jest taka możliwość, należałoby wówczas zasięgnąć opinii bezpośredniego przełożonego.

Nie. Zmiana statusu pracownika służby cywilnej na urzędnika służby cywilnej w żaden sposób nie wpływa na proces oceny, chyba, że wiąże się ona ze zmianą stanowiska pracy i istotną zmianą zakresu obowiązków, a od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy¹.

1. Art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej.

Tak. Obowiązek taki wynika wprost z przepisów ustawy¹ i rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej².

1. Art. 81 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej.

2. § 11 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej.

Użycie sformułowania „po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną” oznacza, że ponowna ocena okresowa powinna być sporządzona niezwłocznie po dniu, w którym minie 6 miesięcy od dnia zapoznania się ocenianego z oceną negatywną.

W sytuacji niespodziewanej nieobecności oceniającego – spowodowanej np. chorobą – w dniu, w którym przypadał termin sporządzenia oceny okresowej na piśmie, ocenę tę należy sporządzić na piśmie niezwłocznie po jego powrocie do pracy (z adnotacją o nieobecności na arkuszu).

Obowiązek działania niezwłocznego, jak przyjmuje się powszechnie w doktrynie i orzecznictwie, oznacza nakaz podjęcia określonej czynności natychmiast po ustaniu ewentualnych przyczyn obiektywnie uniemożliwiających dokonanie danej czynności.

Powierzenie pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym nie może być utożsamiane ze zmianą stanowiska pracy, o której mowa w przepisie art. 81 ust. 6 ustawy. A zatem w razie zastosowania przepisu art. 42 § 4 Kodeksu pracy nie powstaje obowiązek sporządzenia oceny okresowej.

Zgodnie z art. 81 ust. 9 ustawy¹ w razie uzyskania negatywnej oceny okresowej oceniany podlega ponownej ocenie po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną. Natomiast w myśl art. 81 ust. 7 ustawy² w razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin, o którym mowa w ust. 4, ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności.

Wobec powyższego należy przede wszystkim zauważyć różnice między cytowanym przepisem art. 81 ust. 9 ustawy, a przepisem ust. 7 tego artykułu. Istotne znaczenie prawne ma różnica polegająca na tym, że przepis ust. 7, wprowadzając obowiązkową regulację dotyczącą zmiany terminu oceny okresowej, odnosi tę regulację wyraźnie i wyłącznie (przez użycie sformułowania „termin, o którym mowa w ust. 4”) do oceny dokonywanej w terminie „podstawowym” wprowadzonym przepisem art. 81 ust. 4 ustawy, czyli w terminie 24-miesięcznym. Tego rodzaju odesłania nie zawiera natomiast przepis ust. 9, co prowadzi do wniosku, że wskazany w nim termin 6 miesięcy na sporządzenie oceny ponownej po ocenie negatywnej nie podlega wydłużeniu na podstawie przepisu art. 81 ust. 7 ustawy.

1. Art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej.

2. Art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej.

Z art. 71 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej wynika, że rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej z przyczyn określonych w art. 71 ust. 1-3 ustawy nie może naruszać przepisów dotyczących szczególnej ochrony pracowników w zakresie wypowiedzenia i rozwiązania stosunku pracy¹. Wobec powyższego urzędnikowi służby cywilnej podlegającemu ochronie przedemerytalnej nie można wypowiedzieć stosunku pracy na podstawie przepisów art. 71 ust. 1-3 ustawy o służbie cywilnej.

1. Art. 71 ustawy o służbie cywilnej.

Przepisy ustawy o służbie cywilnej¹ stanowią, iż wypowiedzenie stosunku pracy urzędnikowi służby cywilnej powinno nastąpić po otrzymaniu przez niego drugiej, następującej po sobie, negatywnej oceny okresowej. Dokonanie przez pracodawcę wypowiedzenia stosunku pracy w przypadku zaistnienia wyżej wymienionej przesłanki, gdy urzędnik służby cywilnej nie złożył sprzeciwu od oceny okresowej do dyrektora generalnego urzędu, powinno nastąpić z upływem terminu na złożenie tego sprzeciwu². Natomiast w przypadku złożenia sprzeciwu od oceny do dyrektora generalnego urzędu, z chwilą nieuwzględnienia sprzeciwu, albo nierozpatrzenia sprzeciwu w określonym przepisami terminie³.

Brak jest podstaw do wstrzymania wypowiedzenia stosunku pracy do czasu ewentualnego odwołania się urzędnika służby cywilnej od negatywnej oceny okresowej do sądu pracy, a w przypadku złożenia takiego odwołania do czasu prawomocnego wyroku sądowego.

1. Art. 71 ust. 1 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej.

2. Art. 83 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej.

3. Art. 83 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej.

Tak. Przepisy rozporządzenia wprowadziły elastyczne zasady sporządzania uzasadnienia ocen. Można je sporządzić jako ogólne omówienie całej oceny, szczegółowe odniesienie się do wszystkich, czy tylko do niektórych z ocen cząstkowych.

Uzasadnienie ocen jest obligatoryjne tylko w przypadku przyznania ocenianemu negatywnej oceny okresowej¹. W przypadku przyznania oceny pozytywnej uzasadnienie jest fakultatywne². Niezależnie od tego Departament Służby Cywilnej zaleca jednak uzasadnianie wszystkich ocen cząstkowych dla wzmocnienia otrzymywanej przez pracownika informacji zwrotnej.

1. § 11 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej.

2. § 11 ust. 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej.

Nie. Jest to możliwość, a nie obowiązek. Zgodnie z przepisami kryteria dodatkowe oceniający może wybrać, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego¹.

 1. § 5 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej.

Pierwszej ocenie podlega osoba podejmująca po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej (zatrudniona na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej)¹. Pierwszej ocenie może również podlegać osoba zatrudniona w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej².

1. Art. 37 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej.

2. Art. 37 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej.

Absolwent KSAP, który złożył wniosek o mianowanie w służbie cywilnej nie podlega pierwszej ocenie w służbie cywilnej¹. Zatem absolwent KSAP, który tego nie zrobił i spełnia przesłanki do uznania go za osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej będzie podlegał pierwszej ocenie w służbie cywilnej.

 1. Art. 37 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej.

Tak. Osoba, która była wcześniej zatrudniona kilka razy w służbie cywilnej, ale zawsze było to zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas określony, jest osobą podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej. Przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej rozumie się osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w służbie cywilnej na czas nieokreślony albo nie była zatrudniona na czas określony 12 miesięcy i nie otrzymała pozytywnej pierwszej oceny albo nie jest osobą zatrudnianą w służbie cywilnej na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej¹.

 1. Art. 35 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej.

Zastosowanie ww. przepisu oznacza zmianę terminu rozwiązania się umowy o pracę zawartej na podstawie przepisu art. 35 ust. 3 ustawy. Nowy termin tego rozwiązania ustala się poprzez dodanie okresu usprawiedliwionej nieobecności do terminu, w którym umowa uległaby rozwiązaniu z upływem 12 miesięcy od dnia jej nawiązania. W dokumencie stwierdzającym przedłużenie umowy należy wskazać nową datę rozwiązania umowy.

Tak. W przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej, kierujący komórką organizacyjną powinien złożyć do dyrektora generalnego urzędu wniosek o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony¹. Jeżeli tego nie zrobi będzie to naruszeniem obowiązujących przepisów.

 1. Art. 38 ust. 3 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej.

Nie. W przypadku przyznania negatywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej, kierujący komórką organizacyjną, powinien złożyć do dyrektora generalnego urzędu wniosek o niezawieranie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony albo o rozwiązanie umowy o pracę na czas określony¹. Nie ma przeszkód prawnych do zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony, z taką osobą, z tym, że może to być wyłącznie umowa, o której mowa w art. 35 ust. 3 ustawy. Decyzja w tym zakresie należy do dyrektora generalnego urzędu. Pracodawca przed ponownym zatrudnieniem takiego pracownika powinien rozważyć fakt otrzymania przez niego negatywnej pierwszej oceny. Istotne znaczenie powinno odegrać przeprowadzenie analizy powodów uzasadniających przyznanie takiej oceny. Nie wydaje się racjonalne ponowne zatrudnienie osoby, której negatywna pierwsza ocena odnosi się do postawy, zaangażowania, postępów w pracy, relacji ze współpracownikami oraz terminowości wykonywania zadań.

 1. Art. 38 ust. 3 pkt 2 ustawy o służbie cywilnej.

Tak. W takiej sytuacji możliwe jest wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę zawartej na czas określony 12 miesięcy np. za porozumieniem stron i nawiązanie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Ustawa o służbie cywilnej nie reguluje kwestii terminu zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony z pracownikiem, który otrzymał pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej. W związku z tym zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu pracy i inne przepisy prawa pracy¹.

1. Art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej.

Nie. Przepisy ustawy o służbie cywilnej nie przewidują trybu odwoławczego od sporządzonej pierwszej oceny w służbie cywilnej, a zatem dyrektorowi generalnemu urzędu nie przysługują uprawnienia do zmiany treści pierwszej oceny w służbie cywilnej dokonanej przez bezpośredniego przełożonego w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną.

Jeżeli pracownik uzna, że jego prawa w związku z tą oceną zostały naruszone to może dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy.