Opisy stanowisk pracy

Uwaga! Wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej mają charakter opinii, a nie wiążącej wykładni prawa. To pracodawca odpowiada za realizację czynności wynikających ze stosunku pracy oraz stosowanie i wykładnię prawa w tym zakresie. Spory dotyczące stosunku pracy rozstrzyga sąd pracy.

1. Jaka jest różnica pomiędzy rubryką „nazwa stanowiska pracy” a rubryką „stanowisko do spraw” w opisie stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej?

W rubryce „nazwa stanowiska pracy”¹, powinni Państwo podać nazwę stanowiska pracy zgodnie z przepisami rozporządzenia stanowiskowo-płacowego².

Natomiast rubrykę „stanowisko do spraw”¹ mogą Państwo wypełnić opcjonalnie. Nie ma konieczności jej wypełniania na przykład w odniesieniu do stanowisk, w których nazwa stanowiska pracy wyczerpuje jego funkcjonalny opis. Wpis w tej rubryce stanowi uzupełnienie nazwy stanowiska pracy. Wpisane przez Państwa określenie powinno wskazywać obszar lub zakres tematyczny zadań realizowanych na danym stanowisku (np. stanowisko do spraw zamówień publicznych).

1. Zarządzenie nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej; Załącznik nr 1.

2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej.

2. Czy określając liczbę podległych pracowników, w przypadku opisów stanowisk pracy niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej, należy brać pod uwagę tylko członków korpusu służby cywilnej?

Nie, powinni Państwo podać liczbę formalnie, bezpośrednio podległych pracowników, bez względu na fakt, czy są to członkowie korpusu służby cywilnej, czy nie.

Podając w rubryce „liczba podległych pracowników” jedynie tych pracowników, którzy są członkami korpusu służby cywilnej, z pominięciem innych bezpośrednio podległych pracowników, zamieszczają Państwo niepełne informacje na temat opisywanego stanowiska.

3. Czy w opisie stanowiska pracy można dowolnie określać poziom wykształcenia jaki jest niezbędny do wykonywania zadań na danym stanowisku pracy?

Nie, poziom wykształcenia¹ musi być zgodny z poziomem i profilem wykształcenia wskazanym dla danego stanowiska pracy w rozporządzeniu stanowiskowo-płacowym². Mogą Państwo jedynie doprecyzować profil wykształcenia na danym stanowisku pracy. Nie mogą Państwo natomiast podwyższać ani obniżać wymaganego poziomu.

1. Zarządzenie nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej; Załącznik nr 1.

4. Czy można sporządzić jeden opis stanowiska pracy dla kilku stanowisk pracy np. dla 3 stanowisk: specjalisty, starszego specjalisty i głównego specjalisty?

Nie, w przedstawionej sytuacji mamy do czynienia z różnymi stanowiskami pracy, które różnią się nazwami. Zatem każde z nich powinno mieć odrębny opis, gdyż sporządza się go dla każdego stanowiska pracy w służbie cywilnej¹. Inaczej jest, jeśli w urzędzie istnieją stanowiska, których nazwa i zakres (rozumiany jako jednakowe zadania, poziom odpowiedzialności i wymagane kompetencje) są identyczne, wówczas mogą Państwo przygotować jeden opis stanowiska pracy dla wszystkich takich stanowisk².

1. §1 ust. 1 zarządzenia nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej.

2. §1 ust. 2a zarządzenia nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej.

5. Czy w opisie stanowiska pracy należy szczegółowo opisywać „warunki pracy” (rozumiane jako warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku pracy i sposób wykonywania zadań oraz miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy), które należy określić w ogłoszeniu o wolnym stanowisku pracy w służbie cywilnej?

Nie. „Warunki pracy” występują jedynie w ogłoszeniu o wolnym stanowisku pracy. We wzorze opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej¹ występuje sformułowanie „czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie pracy”, a nie „warunki pracy”. Natomiast we wzorze opisu stanowiska pracy będącego wyższym stanowiskiem pracy² nie ma tego rodzaju rubryki, co więcej, nie ma również żadnego odpowiednika ani miejsca na zamieszczenie informacji o takich czynnikach. Już sam fakt, że wzory opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej nie zawierają sformułowania „warunki pracy”, lecz „czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie pracy” powoduje, że trudno te dwa pojęcia ze sobą utożsamiać. Dodatkowo różny jest cel obu rozwiązań. „Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie pracy” określane w opisach stanowisk pracy dotyczą samego stanowiska pracy, są obiektywne, z reguły stałe i nie uwzględniają szczególnych potrzeb i wymagań osób niepełnosprawnych. Natomiast „warunki pracy” określane w ogłoszeniu nie tylko opisują charakter pracy na stanowisku, ale także charakteryzują środowisko pracy, czyli otoczenie stanowiska pracy, w tym jego warunki organizacyjno-techniczne, ze szczególnym uwzględnieniem możliwości i ograniczeń w zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami (np. dostęp do budynku, czy toalet dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi).

1. Zarządzenie nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej; Załącznik nr 1.

2. Zarządzenie nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej; Załącznik nr 2.

6. Czy jeżeli – w związku ze zmianami organizacyjnymi w urzędzie – zmieniła się nazwa komórki organizacyjnej to należy dokonać aktualizacji opisu stanowiska pracy?

Jeżeli w związku ze zmianą regulaminu organizacyjnego zmieniła się tylko nazwa komórki organizacyjnej – określana w części I opisu stanowiska pracy – to nie ma konieczności dokonywania aktualizacji tego opisu. W takim przypadku wystarczające będzie dołączenie zaktualizowanej metryki stanowiska pracy do zatwierdzonego opisu¹.

Z kolei zmiany dotyczące zakresu stanowiska, tj. realizowanych zadań, wymaganych kompetencji, kwalifikacji i zakresu odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze urzędu, wynikające np. z przyczyn o charakterze organizacyjnym, uzasadniają aktualizację opisu stanowiska pracy².

1. §2 ust. 3 i 4 zarządzenia nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej.

2. §2 ust. 2 zarządzenia nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej.

7. Czy jeżeli w rozporządzeniu w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej wymagane wykształcenie określone zostało jako wykształcenie wyższe możliwe jest doprecyzowanie, że ma być to wykształcenie wyższe magisterskie?

Nie, jeżeli w rozporządzeniu stanowiskowo-płacowym¹ jako wymagane kwalifikacje wskazano wykształcenie wyższe to taki zapis powinni Państwo zamieścić w wymaganiach niezbędnych w opisie stanowiska pracy. Wykształcenie wyższe magisterskie mogą Państwo zawrzeć w wymaganiach dodatkowych opisu stanowiska pracy. Mogą Państwo doprecyzować profil wykształcenia na danym stanowisku pracy, ale nie powinni podwyższać jego poziomu² – musi on być zgodny z poziomem i profilem wykształcenia wskazanym dla danego stanowiska pracy w przepisach ww. rozporządzenia.

1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej.

2. Zarządzenie nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej; Załącznik nr 1.

8. Czy istnieje możliwość obniżenia wymagań niezbędnych i dodatkowych wynikających z opisu stanowiska pracy na czas zatrudnienia na danym stanowisku pracy osoby w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej?

Obniżenie wymagań na stanowisku pracy możliwe jest tylko poprzez zmianę opisu stanowiska pracy. A zatem będzie to zmiana, która będzie dotyczyła wszystkich osób zajmujących dane stanowisko pracy, niezależnie od posiadanych przez nich kwalifikacji bądź charakteru zatrudnienia. Przy prawidłowo sporządzonym opisie obniżenie wymagań niezbędnych i dodatkowych powinno również nieść za sobą zmianę innych wymagań np. w zakresie samodzielności i odpowiedzialności. Po powrocie do pracy osoby zastępowanej zmieniony opis będzie również jej dotyczył. Przywrócenie pierwotnych wymagań będzie wymagało kolejnej zmiany opisu stanowiska.

Jeżeli jednak zadania przypisane do danego stanowiska pracy może wykonywać (na podstawie umowy na zastępstwo) osoba o niższym np. doświadczeniu zawodowym, czy niższych kwalifikacjach, to niecelowe jest określanie wymogów w opisie stanowiska pracy na wyższym poziomie.

9. Czy w opisie stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej dopuszczalne i prawidłowe jest używanie sformułowania „staż pracy” w rubryce, w które należy wskazać rodzaj doświadczenia?

Tak, jeżeli w opinii reprezentującego pracodawcę, do wykonywania zadań na konkretnym stanowisku pracy w urzędzie wymagany jest określony staż pracy, mogą Państwo doprecyzować to w ramach wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego.

Przypominamy jednak, że w objaśnieniach do wzoru opisu stanowiska pracy¹ wskazano, że należy określić minimalne doświadczenie zawodowe wymagane do prawidłowego wykonywania pracy na danym stanowisku pracy. Natomiast staż pracy to określenie węższe oznaczające okres, w którym pracownik pozostawał w stosunku pracy na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Natomiast doświadczenie może być zdobywane nie tylko w ramach zatrudnienia, ale także w ramach świadczenia pracy na podstawie niepracowniczych stosunków prawnych, umów cywilnoprawnych, wolontariatu czy staży.

1. Zarządzenie nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej; Załącznik nr 1.

Podstawa prawna

Zarządzenie Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej M.P. 2011 nr 5 poz. 61

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej znajdą Dz. U. z 2018 r. poz. 807, z późn. zm.