Serwis Służby Cywilnej

Spotkanie rozpoczęła Sylwia Ojdym, zastępca dyrektora DSC. Podkreśliła, że inicjatywa organizacji seminarium wynika z rekomendacji ekspertów CAF wypracowanych na podst. raportu z badania nt. znajomości i zainteresowania CAF w Polsce. Jej celem jest zwiększenie świadomości w administracji publicznej w naszym kraju co do dostępności modelu, korzyści jakie mogą wiązać się z jego zastosowaniem dla urzędu – jego liderów i pracowników – oraz obywateli korzystających z jego usług.

Iwona Brzozowska, Starosta Powiatu Nowosolskiego, wskazała, że starostwo jako jednostka sektora finansów publicznych ma obowiązek prowadzenia kontroli zarządczej. CAF jest narzędziem, który w 2015 r. został wybrany do jego realizacji i od tego czasu jest stosowany w urzędzie regularnie. W samoocenie funkcjonowania urzędu, przeprowadzanej według modelu CAF, zespół samooceny nie tylko sporządza ocenę organizacji, ale przede wszystkim zajmuje się planowaniem działań doskonalących. Zdaniem Pani Starosty CAF daje również możliwość porównania się z innymi, podobnymi  jednostkami, a tym samym dostrzeżenia tego co można zrobić by urząd działał jeszcze efektywniej.

Monika Owczarek, Sekretarz Powiatu Nowosolskiego podkreśliła, że „CAF jest grą drużynową” i dzięki niemu w organizacji buduje się zespół. Dodała, że dzięki CAF można skutecznie realizować zadania zarządcze w organizacji. Model dostarcza określony sposób kontroli, który pozwala na ewaluację urzędu w sposób sprawdzony i systematyczny. Wg pani Sekretarz, model CAF w porównaniu z ISO jest bardziej zrozumiały, dostosowany do sektora publicznego. Stosując CAF urząd ma pełen obraz tego, jak funkcjonuje organizacja.

Zasadnicza część spotkania dotyczyła doświadczeń SPNS w podejściu do CAF i stasowaniu modelu CAF w praktyce. Zaprezentował je Wiesław Piec, główny specjalista ds. kontroli i koordynator kontroli zarządczej, a jednocześnie wieloletni koordynator CAF i entuzjasta modelu w Starostwie. Omówił m.in.:

• podstawy prawne funkcjonowania CAF w organizacji, w tym m.in. zarządzenie Starosty Nowosolskiego w sprawie wprowadzenia regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej oraz organizacji i zasad kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Nowej Soli oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu  Nowosolskiego, na podstawie którego CAF stał się narzędziem realizacji kontroli zarządczej w SNPS,
• pięć edycji samooceny, które dotychczas przeprowadzono w urzędzie, w tym uzyskane punktacje w poszczególnych kryteriach modelu,
• projekty zrealizowane w SPNS na przestrzeni blisko 10 lat w efekcie zastosowania modelu i identyfikacji obszarów do usprawnień.

Zdaniem koordynatora CAF:

• model powinien być, zwłaszcza w niewielkich organizacjach, stosowany przy udziale moderatora zewnętrznego. To, zdaniem Wiesława Pieca, gwarantuje bezstronność oceny i zmusza oceniających do głębszej refleksji,
• CAF powinien być elementem kontroli zarządczej, tak by samoocena z wykorzystaniem modelu nie była dodatkowym, równoległym „bytem” do obowiązującego w urzędzie systemu zarządzania.

Podsumowując swoją prezentację Wiesław Piec zaznaczył: „Nie masz czasu na CAF? To znaczy, że nie masz czasu na zarządzanie, a zarządzać trzeba!”

W spotkaniu uczestniczyli również eksperci CAF, którzy wspierali pracowników SPNS w zastosowaniu modelu CAF.

Marek Jefremienko, który wspiera pracowników w przygotowaniu i przeprowadzenia samooceny wg CAF wskazał, że:

• model to tak naprawdę prosty system, który jednak daje bardzo precyzyjny obraz całej organizacji – jej mocnych i słabych stron,
• dzięki samoocenie minimalizujemy rolę przypadku w naszych działaniach – jesteśmy lepiej przygotowani na nagłe, nieplanowane zdarzenia,
• dzięki CAF możemy również dobrze zdiagnozować swoje sukcesy – to, co naprawdę robimy dobrze i jakościowo.

Marek Jefremienko zaznaczył przy tym, że samoocena CAF nie jest dla wszystkich – potrzebne jest świadome, dojrzałe przywództwo oraz zarzadzanie procesowe w organizacji.  Na pytanie, od czego zacząć „przygodę z CAF”, wskazał, że na początku należy upewnić się, że w organizacji panuje odpowiedni klimat i determinacja wśród kierownictwa.

Z kolei Sławomir Wysocki, który wspiera pracowników SPNS w weryfikacji jakości zastosowania CAF, tj. w całym procesie ubiegania się o tytuł „Skutecznego Użytkownika CAF” omówił znaczenie konsekwentnego stosowania modelu CAF. Zaznaczył, że:

• konsekwencja wynika m.in. ze świadomości tego, co chcemy osiągnąć,
• w przypadku SPNS potwierdzeniem konsekwencji w dążeniu do doskonałości jest m.in. samoocena funkcjonowania organizacji, przeprowadzana w urzędzie regularnie co dwa lata,
• zidentyfikowane obszary do usprawnień (odkryte słabe strony) „nie wybijają pracowników z rytmu” – zdobytą wiedzę na ich temat wykorzystują, aby te słabości udoskonalić i uczynić z nich swój atut.

Zdaniem Sławomira Wysockiego doświadczenia SPNS pokazują, że CAF może być wykorzystany w każdej organizacji – wielkość (liczba zatrudnionych, podległe jednostki, itp.) wpływa jedynie na skalę przedsięwzięcia. Z drugiej strony CAF jest skuteczny tylko dla organizacji świadomych potrzeby zmian i dojrzałych na tyle, by przyjrzeć się sobie "w lustrze" najlepszych praktyk zarządczych.  

To webinarium było trzecim z cyklu spotkań na temat dobrych praktyk wdrażanych dzięki CAF. Poprzednio swoim doświadczeniem dzielili się z nami pracownicy Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gorzowie Wielkopolskim i Urzędu Miasta Krakowa. Kolejne wydarzenia planujemy organizować cyklicznie z udziałem urzędów – użytkowników modelu. W ten sposób chcemy promować CAF jako skuteczne narzędzie zarządzania jakością.

Serdecznie zachęcamy do dzielenia się dobrymi praktykami wdrożonymi dzięki zastosowaniu CAF w Państwa urzędach! Informacje mogą Państwo kierować na adresy: katarzyna.dudzik@kprm.gov.pl lub witold.stelmaski@kprm.gov.pl! 

Wszystkich Państwa zachęcamy do udziału w kolejnych spotkaniach. 

Zachęcamy do śledzenia Aktualności CAF!