Serwis Służby Cywilnej

27 lutego br. odbyła się wirtualna wizyta ekspertów Jakości Zastosowania CAF w organizacji w Starostwie Powiatowym w Nowej Soli. Jej celem było zbadanie skuteczności zastosowania modelu CAF przez urząd w ramach Procedury Poświadczenia Jakości Zastosowania CAF (PPJZ CAF) w jednostkach samorządu terytorialnego.

Wyznaczeni przez Krajowego Koordynatora CAF ds. jednostek samorządu terytorialnego (funkcję tę pełni Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego w Łodzi) eksperci:

• Bohdan Turowski (ekspert wiodący) i
• Sławomir Wysocki (ekspert)

przeprowadzili wywiady z kluczowymi zainteresowanymi stronami Starostwa.

W spotkaniu po stronie urzędu uczestniczyli:

• Iwona Brzozowska – Starosta Powiatu Nowosolskiego,
• Monika Owczarek – Sekretarz Powiatu Nowosolskiego,
• Koordynatorzy CAF – obecna Renata Giertych i pełniący tę funkcję do końca ubiegłego roku – Wiesław Piec,
• członkowie zespołu samooceny i zespołów projektowych

a także – w roli obserwatora – Krajowa Korespondentka CAF, Katarzyna Dudzik.

Zgodnie z procedurą zakres oceny objął:

• proces samooceny, tzw. Filar 1 PPJZ CAF. W praktyce – eksperci oceniali sposób przeprowadzenia pierwszych sześciu kroków procesu ciągłego doskonalenia z zastosowaniem modelu, zgodnie z wytycznymi określonymi w broszurze CAF2020,
• proces doskonalenia czyli tzw. Filar 2 PPJZ CAF. Eksperci oceniali sposób przeprowadzenia kroków od siódmego do dziewiątego, opisanych w ww. wytycznych,
• poziom dojrzałości Kompleksowego Zarządzania Jakością (ang. Total Quality Management – TQM), czyli tzw. Filar 3. W tym przypadku eksperci oceniali stopień wprowadzenia wartości TQM wg poszczególnych ośmiu Zasad Doskonałości, opisanych w broszurze CAF2020.

Po wywiadach, eksperci na spotkaniu zamkniętym omawiali otrzymane informacje. Na podsumowaniu wizyty udzielili pozytywnej informacji zwrotnej.

Zgodnie z PPJZ CAF:

• w ciągu 14 dni od zakończenia wizyty w urzędzie, eksperci przygotowują i przekazują raport z poświadczenia do Krajowej Korespondentki CAF,
• Krajowa Korespondentka CAF przekazuje swoją opinię do Krajowego Koordynatora CAF ds. jst.
• Na postawie raportu ekspertów i rekomendacji Krajowej Korespondentki CAF, Krajowy Koordynator CAF podejmuje decyzję o przyznaniu lub odmowie przyznania urzędowi tytułu Skutecznego Użytkownika CAF. Decyzja jest przekazywana do kierownika aplikującego urzędu do wiadomości ekspertów i Krajowej Korespondentki.

PPJZ CAF to procedura, w ramach której organizacja – użytkownik CAF –  uzyskuje informację zwrotną na temat prawidłowości samooceny, przeprowadzonej według tego modelu, oraz wybranych przez nią kierunków wiodących do osiągnięcia doskonałości funkcjonowania w perspektywie długofalowej.

Celem PPJZ CAF, zgodnie z wypracowanymi na szczeblu europejskim zasadami, jest m.in.:

• utrzymać jakość zastosowania CAF i jego oddziaływanie na organizację;
• uzyskać wiedzę, czy w rezultacie zastosowania CAF organizacja kieruje się wartościami TQM,
• utrzymywać i odnawiać entuzjazm do stałego doskonalenia organizacji;
• nagradzać organizacje, które już rozpoczęły drogę do ciągłego doskonalenia, bez osądzania osiągniętego przez nie poziomu doskonałości.

W Polsce PPJZ CAF jest dostępna dla jednostek samorządu terytorialnego. Więcej na temat warunków uczestnictwa w procedurze jest dostępne na stronie NIST.

Obecnie międzynarodowy zespół Krajowych Korespondentów CAF pod kierunkiem Centrum Zasobów CAF przy EIPA w Maastricht pracuje nad aktualizacją i uproszczeniem PPJZ CAF. Dzięki udziałowi Polski w tych pracach, zmiany będą uwzględniać oczekiwania i sugestie również polskich użytkowników CAF i ekspertów odpowiadających za przygotowanie i przeprowadzenia procedury. Zaktualizowana procedura ma być dostępna jeszcze w tym roku. Poinformujemy o tym w Aktualnościach/CAF.